Personalsteuerung: Herausforderungen, Indikatoren und Instrumente
Die Personalsteuerung ist Teil der Gesamtstrategie des Unternehmens und stellt einen Schwerpunkt des Personalmanagements dar.
Sie umfasst alle Massnahmen und Leistungsindikatoren, die der Personalabteilung dabei helfen, strategische Entscheidungen zu treffen. Die Personalsteuerung ermöglicht es, den Fortschritt von Massnahmen und Zielen zu verfolgen, um das HR-Projektmanagement zu optimieren.
Welche Ziele hat die Personalsteuerung?
Die Herausforderungen der Personalsteuerung sind vielfältig: Analyse, Überwachung, Benchmarking, Berichterstattung, Information. Die Personalsteuerung umfasst unter anderem folgende Aufgaben:
- Sammlung und Zentralisierung von relevanten und zuverlässigen Informationen
- Verbreitung dieser Informationen an alle Manager:innen und Mitarbeitenden
- Identifizierung von Problemen und Blockaden im Zusammenhang mit dem HR-Management
- Ergebnismessung von HR-Massnahmen
- Berechnung des Return on Investment (ROI) der HR-Strategie
Die gesammelten Daten stellen eine wertvolle Entscheidungshilfe in allen Aufgabenbereichen der Personalabteilung dar:
- Personalplanung
- Anziehen und Binden von Talenten
- Verbesserung von Arbeitsbedingungen und Arbeitsplatzqualität
- Entwicklung von gesellschaftlicher Unternehmensverantwortung (CSR) für Vielfalt und Inklusion
- Entwicklung von Kompetenzen und Teamschulungen
Wichtige Indikatoren für eine gute Personalsteuerung
Die Wirksamkeit Ihres HR-Dashboards hängt von der fundierten Auswahl Ihrer Leistungsindikatoren ab. Es gibt eine Vielzahl von KPIs (Key Performance Indicators), die Sie entsprechend Ihrer Tätigkeit, Ihren Herausforderungen und Ihren Zielen auswählen können. Hier sind 7 Indikatoren, die für eine effektive Personalsteuerung unerlässlich sind:
Absenzenrate
Die Absenzenrate zeigt, wie oft Mitarbeitende ohne geplanten Grund fehlen. Hohe Fehlzeiten können auf ein schlechtes Betriebsklima oder andere Probleme im Unternehmen hinweisen. Die Absenzenrate wirkt sich direkt auf die Rentabilität des Unternehmens aus, da sie zu einer geringeren Produktivität, einer höheren Arbeitsbelastung der verbleibenden Mitarbeitenden und zu Kosten für den Ersatz von Abwesenden führt.
Durch die genaue Beobachtung der Absenzenrate kann die Personalabteilung potenzielle Probleme erkennen, die mit dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden oder der Unternehmenskultur zusammenhängen, und Korrekturmassnahmen ergreifen, um das Betriebsklima zu verbessern und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Lohnsumme
Löhne sind der grösste Ausgabeposten eines Unternehmens und können bis zu 80 Prozent des Betriebsbudgets ausmachen. Durch die Analyse ihrer Entwicklung über mehrere Jahre und die Untersuchung der Gesamtkosten und der Durchschnittskosten pro Berufsgruppe kann die Personalabteilung die Lohnsumme optimieren, indem sie das Vergütungssystem, die Einstellungspolitik oder auch das Karrieremanagement anpasst.
Eine effiziente Verwaltung der Lohnsumme ermöglicht es der Personalabteilung, das Gleichgewicht zwischen Kosten und unternehmerischer Leistung zu wahren. Sie trägt auch dazu bei, Lohngerechtigkeit zu gewährleisten und wichtige Talente an das Unternehmen zu binden.
Weiterbildung
Die Überwachung von Aus- und Weiterbildung ist für die Entwicklung der Arbeitsfähigkeit der Mitarbeitenden und die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit den Mitarbeitendengesprächen von entscheidender Bedeutung. Indikatoren, die mit dem Kompetenzentwicklungsplan verknüpft sind, ermöglichen es, die Fortschritte der Mitarbeitenden zu überprüfen, die gesetzliche Fürsorgepflicht einzuhalten und ein effizientes Management der Arbeitsplätze und der beruflichen Laufbahnen zu betreiben.
Durch Investitionen in Weiterbildung und Kompetenzentwicklung trägt die Personalabteilung dazu bei, die individuelle und unternehmerische Leistung zu steigern, die interne Mobilität zu fördern und Talente zu binden.
Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate zeigt, wie viele Mitarbeitende im Verhältnis zum Personalbestand das Unternehmen innerhalb eines Jahres verlassen und gibt Auskunft über das soziale Klima in Ihrem Unternehmen. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Probleme wie eine schlechte kulturelle Anpassung, mangelnde berufliche Entwicklungsmöglichkeiten oder Führungsprobleme hinweisen.
Wenn die Personalabteilung die Ursachen der Fluktuation versteht und Initiativen zu ihrer Verringerung umsetzt, kann sie die Mitarbeitendenbindung verbessern, die betriebliche Kontinuität aufrechterhalten und die Kosten für Rekrutierung und Weiterbildung senken.
Alterspyramide
Die Alterspyramide zeigt die Alters- und Geschlechterverteilung aller Mitarbeitenden Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist unerlässlich, um Pensionierungen zu antizipieren, Prognosen über den Qualifikationsbedarf zu erstellen, die Ausarbeitung eines Kompetenzentwicklungsplans zu erleichtern und das Unternehmen mittel- und langfristig zu organisieren.
Wenn die Personalabteilung die demografische Struktur des Unternehmens versteht, kann sie den Rekrutierungsbedarf antizipieren, Qualifikationslücken erkennen und Talentmanagementstrategien entwickeln, um die betriebliche Kontinuität zu gewährleisten.
Berufliche Gleichstellung
Durch die Bewertung der Unterschiede bei der Bezahlung, der Verteilung von Lohnerhöhungen und Beförderungen zwischen Männern und Frauen hilft dieser Indikator Ihrem Unternehmen, Chancengleichheit zu fördern und Diskriminierung zu vermeiden.
Durch die Förderung der beruflichen Gleichstellung stärkt die Personalabteilung die Vielfalt und Integration im Unternehmen, erhöht die Mitarbeitendenzufriedenheit und stärkt die Arbeitgebermarke.
Rekrutierung
Messen und optimieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess mithilfe der Überwachung von Indikatoren wie dem Prozentsatz der Einstellungen mit befristetem oder unbefristetem Vertrag oder der Anzahl Bewerbungen. Mithilfe dieser Indikatoren können Sie die Effektivität des Rekrutierungsprozesses bewerten, die durch Rekrutierungsfehler verursachten Kosten senken und die Bewerbungserfahrung verbessern.
Auf diese Weise kann die Personalabteilung die besten Talente für sich gewinnen, die Rekrutierungszeiten verkürzen und den Ruf des Unternehmens als bevorzugte:r Arbeitgeber:in stärken.
Die Instrumente der Personalsteuerung
Die Personalsteuerung stützt sich auf Instrumente, um Entscheidungen zu treffen, die Tragweite von Massnahmen zu messen und die HR-Leistung gegenüber der Abteilung und allen Mitarbeitenden aufzuwerten.
HR-Leistung
KPIs unterstützen Personalabteilungen und Manager:innen dabei, die Gesamtleistung im Vergleich zu den festgelegten Zielen zu bewerten. Sie werden anhand der Herausforderungen des Unternehmens definiert und sind unerlässlich, um die Ergebnisse der umgesetzten Massnahmen und die Fortschritte bei der Erreichung der gesetzten Ziele zu messen.
HR-Dashboards
HR-Dashboards bieten eine zusammenfassende Visualisierung der sozialen Stärken und Schwächen des Unternehmens. Indem sie eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt oder die Entwicklung von Indikatoren über einen bestimmten Zeitraum liefern, erleichtern sie die strategische Entscheidungsfindung.
HRIS
Wenn Sie Ihre Personalsteuerung mithilfe von Excel-Tabellen abwickeln, stossen Sie schnell an Grenzen, die mit der Aktualisierung und Zuverlässigkeit der Daten zusammenhängen. Eine HR-Software ermöglicht die Zentralisierung, Automatisierung und Vereinfachung der Datenanalyse und stellt sicher, dass Sie über zuverlässige und aktuelle Informationen verfügen.
Durch die Automatisierung der Datenverwaltung mithilfe einer Software können Sie Zeit sparen und Ihre Effizienz steigern. Ein HRIS ist mehr als nur ein Tool – es ist ein Personalsteuerungssystem, das Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützt und so die Leistung Ihres Unternehmens steigert.
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