Qu’appelle-t-on la gestion des entretiens annuels ?

La gestion des entretiens est un terme utilisé par les services RH, mais qui concerne également les managers d’équipes.

C’est un outil de management au service de la performance de l’entreprise. La direction donne le cap, les managers alignent la stratégie de l’entreprise au niveau individuel, les collaborateurs manifestent leurs besoins de formation et le service RH accompagne la montée en compétence des collaborateurs. Sur le papier, le processus semble simple. La réalité est pourtant plus complexe, au vu de l’enjeu de la gestion des talents et de la multitude des parties impliquées.

Les bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens

Ringards, inefficaces, chronophages, fastidieux, créateurs de stress… les entretiens annuels n’ont pas bonne presse, aussi bien du côté des DRH que des managers et des collaborateurs.

L’idée de supprimer tout bonnement les campagnes annuelles est tentante, mais irréalisable. Les entreprises ne peuvent en effet pas se passer des entretiens d’évaluation ou professionnels, ne serait-ce que par obligation légale, pour justifier les promotions ou encore être capable d’identifier l’évolution des compétences disponibles en interne.

Pourquoi ne pas simplement changer ses méthodes pour gagner en performance et rendre les entretiens enfin efficaces ?

Séparer les sujets de l’entretien

L’entretien annuel est devenu un sujet fourre-tout : on y aborde les revues d’objectifs de l’année passée, la fixation des objectifs de l’année à venir, l’évaluation de la performance, la rémunération, les souhaits de formation… Les entretiens rh sont trop longs à préparer par le collaborateur, difficiles à mener par le manager et complexes à analyser par le service RH. En consacrant l’entretien annuel à un sujet unique, vous en faites un vrai moment de dialogue et d’échange. Et en l’occurrence, le seul thème à aborder est celui de la progression de la carrière du salarié. Pour les autres sujets, le mieux est de les aborder tout au long de l’année lors de feedbacks réguliers, des revues d’objectifs trimestrielles, etc.

Décentraliser la conduite des entretiens individuels

Si le service RH orchestre des campagnes, les salariés et leurs managers ont en charge leur contenu. La personne qui doit le plus parler dans un entretien d’évaluation n’est pas le manager, mais le collaborateur. Pour que le moment de l’entretien soit utile, il est primordial de le préparer afin que la discussion porte sur le fond des sujets. Pour aller plus loin, il existe des méthodes telles que l’auto-évaluation ou encore l’auto-fixation des objectifs individuels qui permettent aux collaborateurs de devenir acteurs de leur progression dans l’entreprise.

Pour évaluer la performance annuelle des collaborateurs, la manière dont sont fixés les objectifs d’équipe – qu’ils soient au projet, semestriels ou trimestriels – a toute son importance. Chez Lucca, l’entreprise est passée progressivement aux objectifs trimestriels en s’inspirant de la méthode des Objectives Key Results (OKR). La direction donne la feuille de route stratégique de l’entreprise. Les managers et leurs équipes décident ensemble des objectifs qui suivront ce cap et indiquent concrètement comment ils seront atteints et à quel pourcentage de réalisation correspond chacune des étapes de leur réalisation. Ce processus fixe des objectifs à la fois réalisables et mesurables, ce qui facilite la préparation, la conduite des entretiens annuels et permet à chaque collaborateur de se sentir responsable de la réalisation des objectifs collectifs.

L’évaluation collégiale est également un excellent moyen d’apprécier la performance du collaborateur au sein d’une équipe. Ce type d’évaluation mobilise les personnes qui travaillent avec un même collaborateur : sa hiérarchie, ses collègues, les membres de son équipe directe… Cette méthode permet de réaliser une analyse plus fine du profil de l’évalué et de compléter le point de vue du manager.

Fluidifier le processus de gestion des entretiens

Remettre la main sur les évaluations des années précédentes, concevoir ou faire évoluer la grille d’entretien, lancer la campagne, suivre le déroulé des entretiens, analyser les comptes-rendus … Les responsables RH passent plus de temps à piloter et consolider les résultats des campagnes qu’à agir selon leurs enseignements.

En fluidifiant vos méthodes, vous créez les conditions favorables à une meilleure qualité des entretiens. Faire évoluer vos procédures, automatiser les tâches sans valeur ajoutée, décentraliser la gestion des entretiens… sont autant de moyens donnés à vos équipes pour qu’elles se concentrent sur les points importants pour atteindre les objectifs de votre entreprise.

Automatiser la gestion des entretiens annuels : les fonctionnalités clés

Le marché des logiciels de gestion des entretiens et de suivi des objectifs regorge de solutions plus ou moins avancées. Pour vous aider à choisir, voici cinq points que vous devez exiger d’une telle solution.

Un formulaire dématérialisé

Comme pour la gestion des temps, ou encore les processus d’onboarding et d’offboarding ou encore les dossiers RH, réaliser des entretiens sous format Word ou Excel pose de sérieuses contraintes en termes d’usage, que ce soit côté utilisateur ou RH. Un logiciel de gestion des entretiens ne va pas enrichir le contenu de vos entretiens, mais plutôt libérer les équipes de la lourdeur logistique liée à la gestion administratives des campagnes, à condition toutefois que l’interface soit pensée pour l’utilisateur final.

Des campagnes d’entretiens duplicables

Pourquoi se limiter aux 2 types d’entretiens obligatoires prévus par la loi quand vous pourriez multiplier les occasions de recueillir du feedbacks, de s’assurer que vos collaborateurs sont satisfaits de leurs missions, vivent sereinement leur retour de congés maladie et atteignent leurs objectifs ? Pour lancer vos campagnes, il ne faudrait pas aller au-delà de 3 étapes : choix du formulaire, sélection de la population, échéances.

Une vue claire de l’avancée des entretiens

La majorité des campagnes d’entretiens s’étend sur 1 à 2 mois. Sans vue globale sur leur déroulé, difficile d’intervenir au bon moment et auprès de la bonne personne, de traiter rapidement les sujets à risque ou d’identifier les entretiens qui tardent à vous revenir. Suivre précisément l’avancée des entretiens : non réalisés, en cours, terminés, les attentes d’approbation, les réserves est la clé de la réussite des campagnes…

La centralisation et l’archivage des comptes-rendus d’entretiens

Pour préparer un entretien efficacement, le collaborateur et son manager doivent avoir accès aux comptes-rendus des années précédentes. Au-delà du confort de ne pas avoir à fouiller dans son ordinateur ou dans le pire des cas, dans son placard à archives, l’archivage des entretiens est nécessaire pour justifier de leur tenue en cas de contrôle notamment pour l’entretien professionnel.

Des données exploitables

Pour préparer votre plan de formation, identifier les hauts potentiels ou affiner les rémunérations, vous avez besoin de retraiter facilement l’information collectée. Avec un tableau croisé dynamique, vous pourrez ainsi sélectionner les questions à comparer et calculer par exemple la progression moyenne de la satisfaction des collaborateurs par rapport à leurs missions (d’une année sur l’autre ou par trimestre).