L’enregistrement du temps de travail est une obligation légale en Suisse. Elle s’impose à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Toutefois, des régimes d’enregistrement spécifiques ont été établis pour répondre aux besoins variés des organisations et de leurs collaborateurs. Parmi eux : l’enregistrement systématique, l’enregistrement simplifié et la renonciation. Quel régime utiliser pour son entreprise ? Comment fonctionne l’enregistrement du temps de travail en Suisse pour les salariés, les cadres et les employés en télétravail ? Lucca vous dit tout sur le sujet.
Quel est le cadre légal de l’enregistrement du temps de travail ?
En Suisse, ce sont la Loi sur le travail (LTr) et ses ordonnances (notamment l’OLT 1) qui établissent le cadre juridique de l’enregistrement du temps de travail. Ces textes visent à garantir le respect des droits des employés, en régulant la durée du travail, les temps de pause et les périodes de repos.
Ainsi, l’article 46 de la Loi sur le travail impose aux employeurs d’enregistrer la durée du travail et les heures supplémentaires effectuées par leurs employés.
Ils doivent :
- consigner les heures de début, les heures de fin et les pauses ;
- conserver ces données pendant une période minimum de 5 ans ;
- se soumettre aux contrôles de conformité le cas échéant.
L’enregistrement du temps de travail est nécessaire pour :
- respecter les limites légales de travail de 45 ou 50 heures hebdomadaires, selon le secteur (art. 9 LTr) ;
- permettre des temps de repos suffisants entre les périodes de travail ;
- assurer le paiement ou la compensation des heures supplémentaires conformément aux dispositions contractuelles ou légales.
Bon à savoir : Le non-enregistrement ou l’enregistrement incorrect du temps de travail expose l’entreprise à des sanctions, allant d’une amende administrative à une suspension temporaire d’activité.
Quels sont les régimes d’enregistrement du temps de travail en Suisse ?
Le SECO (Secrétariat d’État à l’économie) a introduit trois régimes distincts d’enregistrement du temps de travail pour répondre aux différents besoins des entreprises :
- l’enregistrement systématique ;
- l’enregistrement simplifié ;
- la renonciation.
L’enregistrement systématique du temps de travail
Ce régime, qui est le plus strict, exige une saisie complète de toutes les activités liées au travail.
Il nécessite :
- la saisie des heures de début et de fin ;
- la documentation des pauses et des interruptions ;
- le calcul des heures supplémentaires et des heures normales.
Ce modèle est principalement utilisé dans les entreprises où les horaires sont fixes, comme dans les secteurs industriels ou administratifs.
L’enregistrement simplifié de la durée du travail
L’enregistrement simplifié du temps de travail allège les contraintes administratives pour les entreprises suisses ayant signé une convention collective de travail (CCT).
Il implique :
- la saisie des heures globales travaillées par jour ou par semaine ;
- un accord écrit entre l’entreprise et les collaborateurs ;
- le maintien d’un contrôle sur la durée légale maximale du travail.
L’enregistrement simplifié du temps de travail est adapté pour les entreprises qui cherchent une méthode de déclaration moins contraignante, tout en respectant les droits des employés.
La renonciation à l’enregistrement du temps de travail
Un collaborateur peut renoncer à l’enregistrement détaillé de son temps de travail.
Pour cela, il faut que :
- le collaborateur concerné gagne un salaire brut annuel supérieur à 120 000 CHF ;
- un accord écrit ait été conclu entre le salarié et l’employeur.
Cette méthode offre une flexibilité appréciable pour les cadres et les autres travailleurs autonomes. En revanche, elle implique une absence de preuve des heures supplémentaires ou des périodes de repos en cas de litige.
Comment enregistrer le temps de travail dans le cadre du télétravail ?
L’enregistrement du temps de travail est devenu plus complexe avec le développement du télétravail.
En effet :
- les entreprises ne peuvent pas superviser les activités des collaborateurs ;
- il est difficile de vérifier si les employés prennent leurs repos réglementaires.
Pour gérer au mieux les temps de travail dans le cadre du télétravail, vous pouvez :
- utiliser des logiciels adaptés qui facilitent l’enregistrement à distance du temps de travail ou le calcul du temps passé sur un projet ;
- établir des attentes claires concernant la durée du travail et les temps de pause ;
- permettre des horaires flexibles, mais avec une limite stricte sur la durée maximale hebdomadaire.
Bon à savoir : Les entreprises doivent adapter leurs pratiques tout en respectant les obligations légales.
Comment enregistrer le temps de travail des cadres ?
Bien qu’ils soient autonomes dans la gestion de leurs horaires, les cadres restent soumis aux dispositions de la Loi sur le travail.
Grâce à leur statut, les cadres supérieurs peuvent conclure des accords spécifiques avec leur employeur pour renoncer à l’enregistrement de leurs horaires, comme mentionné dans l’article 73 OLT 1.
Toutefois, cette pratique comporte des risques :
- sans suivi, les cadres risquent de dépasser les durées légales de travail sans compensation ;
- en cas de conflit, l’absence de données rend difficile la résolution des désaccords.
La solution ? Mettre en place un enregistrement simplifié du temps de travail pour suivre les heures globales. C’est essentiel pour garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et assurer le bien-être des collaborateurs cadres.
Quels outils pour la saisie du temps de travail ?
L’enregistrement du temps de travail peut être effectué à l’aide de plusieurs outils, comme :
- des systèmes manuels : carnets ou feuilles Excel pour un enregistrement basique ;
- des badgeuses électroniques qui permettent une saisie automatisée des horaires de travail ;
- des logiciels spécialisés qui facilitent la gestion et le contrôle des horaires.
Quel que soit l’outil choisi, vous devez :
- former vos collaborateurs à son utilisation pour garantir une saisie du temps de travail précise ;
- vérifier que le dispositif utilisé respecte les dispositions légales en vigueur ;
- faire en sorte qu’il soit compatible avec le télétravail.
Vous l’avez compris, l’enregistrement du temps de travail est un levier clé pour assurer la conformité légale et optimiser la performance organisationnelle des ressources humaines. Au-delà des aspects techniques et juridiques de cette pratique, l’enjeu central reste la construction d’une culture du travail équilibrée, où la gestion du temps s’inscrit dans une vision plus globale de la santé au travail et de l’efficacité collective.
Cet article vous a donné envie d’en savoir plus sur notre rapport au temps de travail ?
Avec la participation éclairée de Samuel Durand, véritable chef de pont sur le sujet du Futur du Travail, nous vous proposons de décortiquer les différentes approches du temps de travail et leurs enjeux clés.