Dans un contexte où les formes de travail évoluent (télétravail, temps partiel, horaires décalés), la planification du personnel se révèle être un levier stratégique pour assurer le succès de l’entreprise.
Alors comment établir une planification du personnel structurée, qui répond aux besoins de l’entreprise et aux attentes des collaborateurs ? Nous vous proposons des conseils pratiques pour optimiser votre gestion du temps de travail et intégrer des outils pour plus d’efficacité et de flexibilité.
Qu’est-ce que la planification du personnel ?
La planification du personnel est le processus qui consiste à planifier et à suivre le temps de travail de chaque employé au sein d’une entreprise.
Côté salarié, le planning des présences est un outil de suivi de leur emploi du temps, de leurs jours de travail, de leurs congés et de leurs absences. Il offre une vision globale sur les semaines et mois à venir.
Côté employeur, le planning est un outil qui aide à placer la bonne personne au bon endroit et à maintenir la productivité de l’entreprise tout en respectant la législation. Il permet également de s’assurer que chaque salarié travaille le nombre d’heures hebdomadaires et mensuelles prévues à son contrat, afin d’être en conformité avec la législation.
La planification du personnel est un élément clé de la satisfaction des employés. Mettre en place des systèmes de gestion du temps de travail permet d’optimiser la productivité et d’assurer un environnement de travail harmonieux, où les besoins de l’entreprise et des employés sont mieux équilibrés.
Quels sont les avantages de la planification du personnel ?
Faciliter et simplifier la gestion des présences et absences
Un planning des présences centralise les informations clés concernant les temps de travail et les absences de chaque collaborateur. C’est un outil de planification précieux pour les managers, qui leur permet d’adapter leur organisation rapidement et facilement en cas de besoin (absences imprévues, augmentation de la charge de travail).
Automatiser la planification
Le planning permet de prendre en compte la législation et les conventions collectives pour éviter le risque de non-conformité. Le manager gagne du temps et s’assure d’être en règle quand il réalise ses plannings hebdomadaires et mensuels.
Développer l’autonomie des collaborateurs et des managers
Chaque salarié peut visualiser son calendrier en temps réel : soldes de congés, demandes à venir, disponibilités des collègues. Cette transparence favorise l’autogestion et la collaboration entre membres d’une même équipe.
Faciliter le processus de paie
En centralisant la demande de congés et l’enregistrement des absences, la collecte des éléments variables de paie devient plus fluide. Ce qui accélère également la gestion de paie.
Améliorer l’efficacité des équipes RH
C’est un gain de temps pour les équipes RH qui n’ont plus à gérer manuellement la collecte des EVP. Les équipes peuvent donc sereinement se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elles ont également accès à des tableaux de bord actualisés en temps réel, ce qui améliore leur productivité et favorise une prise de décision éclairée.
Comment faire un planning du personnel ?
Le planning du personnel est incontournable pour tous types de structures (PME, grandes entreprises, associations), quel que soit leur secteur d’activité.
Voici 5 étapes à suivre pour construire un planning qui répondra aux attentes de votre entreprise comme de vos collaborateurs.
1. Collecter les informations essentielles sur les salariés
- Listez les temps de travail (temps plein, partiel, alternance) ainsi que les débuts et fins de contrats.
- Intégrez les contraintes (horaires ou par services/départements).
- Identifiez les congés ou les absences déjà programmés (maternité, paternité, sans solde, etc.).
2. Créer un planning de référence
- Définissez les besoins en main-d’œuvre en fonction des périodes de forte activité (saisonnalité, jours de la semaine, moments dans la journée).
- Structurez vos plannings à partir des données des années précédentes afin de gagner du temps.
3. Intégrer les contraintes légales et réglementaires
- Prenez en compte les jours fériés et les spécificités des conventions collectives.
- Respectez les horaires de travail contractuels et les obligations légales (temps de pause, durée maximale de travail).
4. Considérer les souhaits des collaborateurs
- Tenez compte des disponibilités et des demandes de congés des salariés pour équilibrer les besoins de l’entreprise et leur bien-être.
- Essayez d’accorder autant que possible leurs préférences pour favoriser leur engagement et leur motivation.
5. Mettre en place un planning collaboratif et flexible
- Mettez à jour régulièrement les plannings (hebdomadaire, mensuelle) et fixez des créneaux spécifiques pour cette tâche.
- Utilisez des outils collaboratifs pour permettre aux collaborateurs de signaler leurs contraintes ou de proposer des ajustements.
En suivant ces étapes et en vous appuyant sur des outils adaptés, vous pourrez garantir une gestion fluide et efficace des plannings, tout en renforçant la performance et la satisfaction au sein de vos équipes.
Quels outils pour aider à la planification du personnel ?
Un simple tableau Excel devient vite chronophage et source d’erreurs dès que l’entreprise ou les effectifs grandissent. Pour un suivi plus précis et efficace, les logiciels de gestion du temps (GTA) se révèlent plus efficaces, grâce :
- à un paramétrage personnalisé ;
- des mises à jour en temps réel ;
- un gain de temps et une réduction des erreurs ;
- une collaboration renforcée entre les équipes.
La planification du personnel est un levier stratégique pour une meilleure cohésion d’équipe. En optant pour un logiciel de GTA, vous gagnez non seulement en efficacité opérationnelle, mais vous offrez également une meilleure expérience à vos collaborateurs.
Découvrez 9 bonnes pratiques pour bien gérer le travail hybride