Le planning des congés : un allié pour organiser sereinement la trêve estivale

Le planning des congés devient essentiel dès lors que vos effectifs augmentent. On n’organise pas les départs en congé aussi facilement à 10 qu’à 100. Un planning des congés assure la présence d’au moins une personne de l’équipe si vous pratiquez le roulement d’équipe. Inversement, si vous avez déterminé des périodes sans activité, il permet à vos équipes de s’organiser. Entre affichage, Excel et logiciel de congés, on a bien une petite idée de ce qui est le plus pratique, mais comme dit le proverbe : la preuve incombe à celui qui l’affirme.

Un planning pour centraliser et visualiser les congés

Jamais les vacances ne devraient être une source d’inquiétude. Et pourtant, l’attribution et la validation des jours de congés s’apparentent parfois à un casse-tête. Pour s’y repérer, on s’appuie sur le bien nommé « planning de congés ». Ce document de référence consigne l’ensemble des éléments qui permettront d’aborder sereinement la pause estivale.

Le planning des congés offre de la visibilité à l’ensemble des équipes. Il centralise les souhaits de dates de congés exprimés par les collaborateurs et la validation de ces derniers. En ce sens, il réduit les risques de conflit liés à l’obtention des dates demandées.

Il assure un nombre minimum de travailleurs présents pour garantir une continuité de service dans l’entreprise ou impose des dates de congés à tous en cas de suspension de l’activité.

Par ailleurs, le planning des congés met en évidence l’absence de repos de certains salariés. Il permet d’identifier les collaborateurs susceptibles de s’épuiser en raison d’un rythme trop soutenu. Un solde de congés élevé devrait vous alerter.

Les différentes méthodes de planification des congés

Gérer les demandes de congés ne s’improvise pas. Un planning des congés vous aidera à y voir clair. Encore faut-il déterminer quelle forme convient à votre organisation. Voici une liste des méthodes fréquemment utilisées :

Imprimer un planning des congés

La version rudimentaire par excellence. Il suffit d’imprimer un calendrier et de demander aux collaborateurs de le remplir. À vous de collecter les souhaits de chacun et d’éviter d’éventuels chevauchements de congés avec l’aide des managers ou chefs d’équipe. En revanche, plus l’effectif augmente, moins cette solution est viable. Et si vous multipliez les lieux d’affichages, il vous reviendra de centraliser les informations recueillies dans un seul document récapitulatif. Ce qui peut être fastidieux et occasionner des erreurs de saisie.

Gérer le planning des congés sur un fichier Excel partagé

Partager un document Excel se fait aisément et les managers pourront y indiquer les souhaits de congés formulés par leur équipe ou les valider. Cependant, la lisibilité des feuilles de calcul pâtira d’un effectif nombreux. De plus, toutes les mises à jour se font manuellement. Là encore, le nombre de saisies et de corrections pourrait occasionner des erreurs préjudiciables.

Suivre le planning des congés via un agenda partagé

L’agenda partagé (Outlook, Google agenda…) représente une autre modalité pour gérer les congés. Ce procédé offre une visibilité commune des absences des collaborateurs. Cette solution sied aux effectifs de taille réduite travaillant au quotidien avec l’informatique. Néanmoins, la gestion d’un grand nombre de congés s’avère vite chaotique. Et il revient toujours au service des ressources humaines et aux managers de s’assurer du respect de la politique de congé de l’entreprise.

Les différentes méthodes listées ci-dessus sont perfectibles. De l’archaïque affichage du calendrier à l’agenda partagé, aucune des solutions n’est spécifiquement conçue pour répondre à l’administration des congés. Ces modalités sont dépassées par les besoins d’une organisation comportant un effectif salarié nombreux. Une solution de gestion des congés et des absences, tel que Timmi absences, transformera la programmation des congés en avant-goût de vacances.

Un logiciels pour optimiser le planning des congés

On préfère les remèdes aux expédients. C’est la raison pour laquelle, on ne saurait trop conseiller l’adoption d’un véritable outil dédié à la gestion des congés plutôt que les palliatifs précédemment évoqués. Un outil de gestion des absences et des congés, à l’instar de Timmi Absences, va considérablement simplifier la pose et la validation des congés.

Disposer d’un planning des congés à jour en temps réel

Avec le logiciel Timmi Absences, vos collaborateurs et vos managers accèdent au planning des absences de leur service ou de leur groupe de travail. Simplement posées ou approuvées, les absences (congés, RTT, arrêts) sont automatiquement renseignées dans le logiciel. Les jours d’absence du salarié en arrêt maladie ne sont pas retenus pour le calcul du solde de congés payés. L’application permet de paramétrer les règles de congés en conformité avec la politique définie par l’entreprise.

Organiser facilement le roulement des équipes

L’employeur a quasiment tout pouvoir sur l’organisation des congés. C’est en effet lui qui décide si le site ferme ou non, qui impose la durée des congés et qui détermine les critères d’ordre des départs (ancienneté, situation familiale, autre activité professionnelle). Organiser les roulements d’équipe peut donc vite devenir un challenge pour celui qui gère les congés.

Un planning n’est pas seulement utile pour organiser des réunions ou les départs en congés des collaborateurs. Il permet également de suivre le nombre de collaborateurs présents dans les bureaux, de salariés en télétravail, etc.

L’entreprise peut ainsi assurer qu’il y ait un nombre suffisant de collaborateurs sur site pour maintenir l’activité. Ou à l’inverse, qu’il n’y ait pas trop de salariés sur place en raison d’une suspension temporaire de l’activité.

Synchronisez le planning des congés avec les outils de communication de l’entreprise

Les salariés d’une entreprise utilisent généralement plus d’une dizaine d’outils différents pour s’organiser et communiquer. Timmi Absences est un logiciel pourvu d’une API permettant de le connecter à d’autres outils comme Slack, Teams ou les agendas Google et Outlook. Vous pouvez ainsi afficher les absents du jour dans la messagerie interne de l’entreprise.

Vous pouvez aussi synchroniser en temps réel les absences avec le calendrier de vos collaborateurs. La donnée sera alors visible, quel que soit son statut (demande, approbation, annulation).

Naturellement, cela fonctionne aussi avec le télétravail.