Bei der Einführung eines HRIS gibt es einige wichtige Schritte zu beachten: Die Ermittlung der Bedürfnisse, das Lastenheft mit den Spezifikationen, die Prüfung der Angebote, die Auswahl des HRIS, die Planung der Einführung und vieles mehr.
Eines der wichtigsten Elemente bleibt jedoch die Kommunikation Ihren Mitarbeitenden gegenüber. Diese Phase muss besonders sorgfältig sein. Sie entscheidet über den Erfolg Ihres HRIS-Projekts. Ein noch so effizientes Tool nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeitenden es nur widerwillig nutzen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie bei der Einführung Ihres HRIS eine Logik der Veränderungssteuerung integrieren können. Wie können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden das neue Tool akzeptieren und richtig nutzen? Wir zeigen Ihnen Hilfsmittel und Tipps, mit denen Sie das Engagement Ihrer Teams steigern.
Mitarbeitende für die Einführung von HRIS-Veränderungen gewinnen
Um die mit der Einführung eines HRIS einhergehenden Veränderungsprozesse in Gang zu setzen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Mitarbeitenden Ihren Wunsch zu kommunizieren: Sie möchten Ihre Prozesse verbessern, und “big data HR” optimieren. Kommunizieren Sie Ihr Anliegen, bevor Sie mit der Suche nach einem HR-Digitalisierung Tool beginnen.
Erklären Sie den Zweck der Einführung von HRIS
Erklären Sie Ihrem Team den Zweck der Einführung dieses Instruments und die Vorteile, die sie daraus ziehen können. Sie können Ihren Mitarbeitenden beispielsweise mitteilen, dass Sie beabsichtigen, die Bearbeitungszeit von Urlaubsanträgen um das Fünffache zu verkürzen oder die Erstattung von Spesen zu beschleunigen.
Dies sind alles Argumente, die Ihnen helfen werden, Ihre Mitarbeitenden von den Vorteilen eines HRIS zu überzeugen.
Führen Sie anschliessend eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse durch:
- Befragen Sie die Mitarbeitenden, wie sie Ihre derzeitigen Verfahren empfinden,
- Sensibilisieren Sie Ihr Management für die Probleme, auf die Sie stossen,
- Beantragen Sie ein Budget,
- Bitten Sie den CFO und den CTO um Unterstützung.
Kurz gesagt: Das Zauberwort für einen erfolgreichen Veränderungsprozess Ihres HRIS ist Kommunikation. Kommunizieren Sie umfassend über Ihr Projekt und legen Sie fest, wie Sie vorgehen werden.
Schätzen Sie die Gewinne des Tools ab und beziehen Sie die Teams mit ein
Schätzen Sie die Gewinne, die das Tool für Ihr Unternehmen bringen wird: Zeitgewinn, Kosteneinsparungen, Verringerung des Verwaltungsaufwands usw. Teilen Sie diese Gewinne allen Mitarbeitenden mit, um die Richtigkeit Ihres Projekts zu untermauern.
Teilen Sie auch Ihre Auswahlkriterien mit und beteiligen Sie die Teams an der Auswahl des Tools. Dazu können Sie beispielsweise eine Arbeitsgruppe zusammenstellen, die repräsentativ für die Endnutzer ist.
Die Mitarbeitenden, die heute informiert werden, sind die engagierten Mitarbeitenden von morgen. Für ein gutes Change Management setzen Sie daher auf eine transparente interne Kommunikation und ein kollaboratives Management Ihres HRIS-Ausrüstungsprojekts.
Der Benutzerleitfaden, um die Mitarbeitenden bei den Veränderungen durch das HRIS zu begleiten
Während die meisten Ihrer Mitarbeitenden die Einführung eines neuen Tools mit Interesse begrüssen werden, werden sich andere Sorgen über die Veränderungen, die das HRIS mit sich bringt, machen.
Auf diese Einwände und Ängste könnten Sie stossen:
- Angst, das Werkzeug nicht bedienen zu können,
- Ablehnung der neu zu erlernenden Prozesse,
- Umwälzung der Gewohnheiten
- und vieles mehr.
Beruhigen Sie die besorgten Mitarbeitenden, indem Sie für Fragen zur Verfügung stehen. Verteilen Sie einen «Benutzerleitfaden» an alle Mitarbeitenden. So können sie bei Problemen darauf zurückgreifen.
Einige Softwarehersteller können Ihnen schlüsselfertige Dokumente zur Verfügung stellen, um die Umsetzung interner Veränderungen zu erleichtern. Als Beispiel stellt Lucca den Kund:innen zwei Benutzerhandbücher für die Software zur Verfügung.
Ein Benutzerhandbuch für das Backoffice
Das erste richtet sich an Personen, die das «Back Office» der Lösungen verwalten. Neben den Verfahren (wie man einen Urlaubsabrechnungsbericht erstellt, die Buchungen der Spesenabrechnungen exportiert etc.) enthält es auch Vorlagen für E-Mails, die an die Mitarbeitenden gesendet werden sollen.
Die Idee ist, die Administrator:innen bei der Kommunikation über die Einführung der Lösungen von Lucca im Unternehmen zu unterstützen. Neben der Botschaft der Transparenz, die diese Art von Initiative vermittelt, sind Sie bei einigen Lösungen, wie z. B. Pagga, gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden über ihre Widerspruchsrechte zu informieren.
Ein Leitfaden für Benutzer:innen
Der andere Leitfaden richtet sich an die Endbenutzer:innen. Auch wenn es Sie nicht davon entbindet, interne Präsentationen zu organisieren (was immer willkommen ist), ermöglicht diese Unterstützung Ihren Mitarbeitenden, ihre ersten Schritte im HRIS völlig selbstständig zu machen.
In der Regel finden sie dort Antworten auf die häufigsten Fragen zur Nutzung:
- Kann ich meinen Urlaubsantrag stornieren?
- Was kann ich tun, wenn ich meine Anmeldedaten verloren habe?
Dieser Leitfaden trägt dazu bei, dass sie schnell selbstständig arbeiten können. Eine zusätzliche Zeitersparnis für alle Beteiligten.
Die Benutzererfahrung im Mittelpunkt der HRIS-Veränderung
Die besten HRIS sind diejenigen, die keine Schulung erfordern. Die Handhabung der Software und die Prozesse müssen für die Mitarbeitenden einfach und klar sein. Ergonomie und UX sind wichtige, wenn nicht sogar die wichtigsten Aspekte des HR Change Managements bei der Einführung eines HRIS.
Auch die Zugänglichkeit der Tools ist ein nicht zu vernachlässigender Punkt. Erleichtern Sie Ihren mobil arbeitenden Mitarbeitenden das Leben, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, das Tool sowohl auf ihrem Computer als auch auf ihrem Mobiltelefon zu nutzen.
Je weniger anstrengend die Aufgabe ist, desto eher werden die Mitarbeitenden die Nutzung des Tools befürworten und die neuen Praktiken in ihren Alltag integrieren.
Neben der Überzeugung der Mitarbeitenden im Unternehmen, hängt der Erfolg der Einführung eines HRIS auch von weiteren Faktoren ab.
Sind Ihre derzeitigen Prozesse verbesserungswürdig? Vorläufige Schritte wie die Abbildung Ihrer Methoden können Ihnen dabei helfen, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu definieren. Angesichts der vielen HR-Lösungen auf dem Markt sollten Sie auch die Referenzen der Anbieter:innen prüfen. Das Testen der Tools kann Ihnen dabei helfen, die richtige Wahl zu treffen.