Welches Profil verlässt mein Unternehmen am schnellsten? Aus welchen Gründen? Welche unmittelbaren Kosten und Verluste entstehen für das Unternehmen? Das sind die Fragen, auf die die Wissenschaft von Big Data eine Antwort geben kann. Hinter diesem Anglizismus verbirgt sich eine Fülle von Optimierungsmöglichkeiten, um das Personalmanagement zu verbessern. Nun wird die Datenanalyse häufig auf die vorausschauende Personalbeschaffung reduziert, was einer der Anwendungsfälle dieser Praxis ist, aber bei weitem nicht der einzige.
Big Data – angewandt auf die Personalabteilung – ist vor allem die Möglichkeit, über das traditionelle Personalmanagement hinauszugehen. Wir erläutern Ihnen die Rolle und die Definition des HRIS, um die Herausforderungen der Daten besser zu verstehen.
Die drei Voraussetzungen für Big Data im Personalwesen
Vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zum Verlassen des Unternehmens generieren Arbeitnehmende einen ständigen Datenfluss: Urlaub, Abwesenheiten, Überstunden, Schulungen und vieles mehr. Die Daten werden gesammelt und verarbeitet. Ihre Erfassung und Verarbeitung ermöglicht einerseits das reibungslose Funktionieren des Unternehmens. Andererseits trägt die Effizienz und Leistung in gewissem Masse zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei.
Die Analyse dieser Daten entspricht auch strategischen Herausforderungen wie der Steuerung der Personalarbeit oder der Antizipation zukünftiger Bedürfnisse.
Damit die HR-Daten nutzbar sind, müssen jedoch drei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Definierte Daten, die man überwachen möchte: die Kosten eines Turnovers, die Absenzenrate, die Zufriedenheitsrate der Mitarbeitenden, die Leistung der Teams etc.
- Automatisierte, papierlose Prozesse und die Datenerfassung: beispielsweise durch die Einrichtung eines HRIS im SaaS-Modus.
- Sichergestellte Integrität der Daten: indem sie die Datenerfassung betreuen, reibungslose Prozesse einrichten und Tools verwenden, die sich korrekt in ihr Informationssystem integrieren lassen.
Die Bedeutung der Interpretation von Rohdaten
Die Interpretation ist das Herzstück des Prozesses der Verarbeitung von HR-Daten. Die Daten können nicht ohne das Fachwissen der Personalabteilungen und deren Kenntnis der Situation vor Ort erstellt werden.
Um die Daten lesbar zu machen, muss man Folgendes berücksichtigen:
- Abgleich vernetzter Daten: Beispielsweise Abstimmung der Absenzenrate mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden
- Konfrontation der Zahlen mit den betrieblichen Realitäten, um die Daten kritisch zu analysieren. Beispielsweise kann eine hohe Fluktuationsrate in bestimmten Branchen häufig vorkommen (hohe Arbeitsbelastung, variable Arbeitszeiten etc.).
- Daten zum Sprechen bringen, um schwache Signale zu erkennen (beispielsweise das Nachlassen der Mitarbeitendenmotivation), Erklärungen für bestimmte Phänomene zu finden (beispielsweise die Ursachen von Fehlzeiten), Hypothesen zu bestätigen, um Korrekturmassnahmen zu ergreifen (beispielsweise die Schulung von Manager:innen im Telemanagement).
Big Data wirkt über die traditionelle administrative Personalverwaltung hinaus
Die Verarbeitung von Daten bietet den Personalabteilungen die Möglichkeit, Ursache-Wirkungs-Beziehungen zu erkennen. So können Sie ihre Personalarbeit besser steuern.
Doch Big Data geht weit über die vereinfachte administrative Verwaltung der Personalabteilung hinaus. Die Verarbeitung von HR-Daten kann den künftigen Bedarf des Unternehmens in Bezug auf folgende Aspekte antizipieren:
- Personalbeschaffung: Identifizierung der Berufe und Kompetenzen von morgen
- Bindung von Mitarbeitenden: Begleitung von Veränderungen, Lösung von Problemen, Investitionen in die Entwicklung von Kompetenzen und Karrieren
- Management der Teamleistung: Abstimmung zwischen dem internen Bedarf und den Kompetenzen der Mitarbeitenden
Die Verwendung von Zahlen ermöglicht es auch, Argumente zu entwickeln, die auf greifbaren Elementen (und nicht mehr auf Gefühlen) basieren. So können Sie beispielsweise datenbasiert Budgets aushandeln, die Relevanz der Politik beweisen und Legitimität bei der Geschäftsleitung gewinnen.
Big Data bietet den Personalabteilungen viele Möglichkeiten, doch gibt es auch Bedenken. Dies gilt insbesondere für die Mitarbeitenden, die befürchten, dass sie nur noch durch die Brille der Daten und der Leistung betrachtet werden. Wie bei jedem HR-Transformationsprojekt (HR-Digitalisierung) muss das Unternehmen Pädagogik und Transparenz einsetzen, um den Wandel intern zu begleiten. Wie bei jedem HR-Transformationsprojekt (oder HR-Digitalisierungsprojekt) muss das Unternehmen Aufklärungsarbeit und Transparenz einsetzen, um den Wandel intern zu begleiten.