Was ist ein HRIS? Und welche Vorteile bietet das Personalinformationssystem für Unternehmen?
Die HR-Funktion wird zunehmend digitalisiert. Zu den Hauptinstrumenten der Digitalisierung gehört das Human Resources Information System, kurz HRIS.
Welche Herausforderungen und Vorteile bringt das Personalinformationssystem mit sich? Lucca beantwortet diese Fragen und verhilft Ihnen zum Überblick.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS ist eine Software, die Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung automatisiert.
Die Verwaltung von Ferien und Abwesenheiten, Arbeit im Home Office, Personalbewegungen, Einzelgesprächen und die Erfassung der Arbeitszeit gehören zu den betrieblichen Tätigkeiten, die von einem HRIS abgedeckt werden. Sie liegen in Form von Modulen vor, die über ein Online-Portal oder nativ auf den Servern des Unternehmens zugänglich sind.
Somit haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf Informationen und verwalten einen Teil der Verwaltungsaufgaben selbst – ob Beantragung einer Schulung, die Inanspruchnahme von Ferien oder das Einholen von Gehaltsabrechnung.
Ebenso profitieren Administratoren von zentralisierten Daten und einer vereinfachten Verwaltung der HR-Prozesse. Sie können Mitarbeiter:innenanfragen problemlos überwachen und bearbeiten, sei es die Urlaubsbestätigung, die Verwaltung von Schulungsplänen oder die Erstellung von Lohnabrechnungen.
Entgegen der allgemeinen Annahme richtet sich das HRIS nicht ausschliesslich an grosse Unternehmen. Der SaaS-Modus hat den Zugang zu diesem Typ von Verwaltungstool erheblich demokratisiert.
Die Herausforderungen der HR-Digitalisierung
Die Digitalisierung des Personalwesens mithilfe von Tools wie einem HRIS bietet für Unternehmen echte Chancen, aber auch viele Herausforderungen.
Prozessoptimierung
Das HRIS verwandelt die HR-Aufgabenverwaltung in einen fliessenden und automatisierten Prozess. Durch die Delegierung manueller und routinemässiger Aufgaben an das System gehören menschliche Fehler, Versäumnisse und Risiken im Zusammenhang mit der Verwaltung von Papierdokumenten der Vergangenheit an.
Diese Änderung führt zu einer massgeblichen Verbesserung der Verwaltung des Personalwesens und damit zu einer erheblichen Zeitersparnis. Diese Zeitersparnis gibt den Mitarbeitenden der Personalabteilung die Möglichkeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
HR-Dienstleister können sich dadurch beispielsweise mehr auf die Menschen konzentrieren und mehr Zeit damit verbringen, Mitarbeitende bei komplexeren Themen zu unterstützen. Auch Mitarbeitende ausserhalb der Personalabteilung können ihre Zeit anderen Projekten mit höherer Wertschöpfung widmen.
Eine bessere Erfahrung für Mitarbeitende
Auch im Hinblick auf die Mitarbeitererfahrung stellt die Digitalisierung des Personalwesens eine Stärke dar. Der Besitz von Tools bietet einen echten Wettbewerbsvorteil im Hinblick auf die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitenden.
Die Digitalisierung ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, bei ihren Abläufen (z. B. Einsicht in Entgeltabrechnungen oder Urlaubsanträge) autonom zu sein (und an Transparenz zu gewinnen).
Dies ermöglicht auch eine konstantere und transparentere Kommunikation durch die in die HRIS-Lösung integrierten Messaging-Dienste:
- Mitarbeitende erhalten schneller Antworten auf ihre Anträge;
- Dadurch ist es möglich, einen echten HR-Dialog über die Zeit und mit einer Historie aufzubauen.
Zu guter Letzt verfügen Mitarbeitende über einen eigenen Bereich, in dem alle Informationen und das, was sie täglich benötigen, transparent und sichtbar zentralisiert sind.
Welche Funktionalitäten bietet ein HRIS?
Es gibt zahlreiche HRIS-Lösungen auf dem Markt. Sie unterscheiden sich durch die Funktionalitäten, die sie bieten. Doch was sind die wesentlichen Elemente?
Die Verwaltung der Arbeitszeit und der Anwesenheiten
Eine HRIS-Lösung muss sich an die Unternehmensrichtlinien bezüglich Arbeitszeit und Anwesenheit anpassen können.
Um dies zu gewährleisten, muss die Software folgende Punkte ermöglichen:
Für Angestellte:
- Die Möglichkeit, die verschiedenen Arten von Abwesenheiten zu kategorisieren, die für alle Mitarbeiterprofile zulässig sind;
- Die Möglichkeit, Bürozeiten und Homeoffice-Zeiten über Computer oder Mobiltelefon zu verfolgen
Für Personaladministratoren:
- Die Erstellung von Berichten, Zeitplänen und Stundenblättern zur optimalen Überwachung der Arbeitszeit und der Zeit im Homeoffice;
- Die Generierung von Workflows zur Genehmigung von Mitarbeiteranträgen.
- Übermittlung der Daten an den Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst.
Rekrutierungsfunktionen
Für Administratoren muss die HRIS-Lösung mit Funktionen ausgestattet sein, die den gesamten Rekrutierungszyklus abdecken: von der Kandidatensuche bis zur Einstellung neuer Mitarbeitenden.
Dieses Modul muss mindestens die folgenden Eigenschaften umfassen:
- Bibliothek mit der Nomenklatur und Beschreibung jeder Position innerhalb des Unternehmens;
- Automatisierung des Prozesses zur Bearbeitung von Stellenausschreibungen mit der Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen und Angebote auf externen Rekrutierungsplattformen zu veröffentlichen;
- Elektronische Unterschriften;
- Mehrere integrierte Angebotsmodelle;
- Auswahl und Kennzeichnung von Kandidaten;
Onboarding neuer Mitarbeitenden
Das HRIS-Tool muss eine Startseite für neue Mitarbeitende bieten und Folgendes integrieren:
- Eine Homepage, die neuen Mitarbeitenden unterhaltsame, aber informative Inhalte wie Flussdiagramme oder Videos bietet;
- Die Möglichkeit, die Vorschriften zu lesen und Formulare und andere Dokumente zu unterzeichnen;
- Die Automatisierung der Datenintegration für neue Mitarbeitende.
Das Leistungsmanagement
Die HRIS-Lösung muss es ermöglichen, den Prozess der Bewertung und Überwachung der Mitarbeiterleistung durch Folgendes zu digitalisieren:
- Die Möglichkeit, Mitarbeiterziele zentral zu verwalten und zu verfolgen;
- Die Möglichkeit für Mitarbeitende, ihre Kollegen für interne Leistungsbeurteilungen zu bewerten.
Erstellung von HR-Analysen
Ein gutes HRIS-Tool muss Administratoren Folgendes bieten:
- Dashboards mit Grafiken und nutzbaren Daten;
- Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen und benutzerdefinierte KPIs zu definieren;
- Planung der Verteilung von Berichten an die entsprechenden Personen;
- Gefilterter Zugriff auf Daten basierend auf den Funktion der Mitarbeitenden.
Ausbildung und Entwicklung
Ein gutes HRIS-Tool muss ein Modul bieten, das Ihnen Folgendes ermöglicht:
- Den Entwurf von personalisierten Schulungsinhalten, einschliesslich schriftlicher Kurse, Videos, Artikel und Quiz;
- Integration mit Schulungsplattformen von Drittanbietern;
- Automatische Zuweisungen von Mitarbeiterschulungen anhand von vorgegebenen Kriterien ;
- Erstellung detaillierter Berichte für ein 360-Grad-Feedback zu den Schulungsergebnissen..
Ein Self-Service-HR-Portal
Die HRIS-Software muss Mitarbeitenden den Zugriff auf bestimmte Informationen im Self-Service ermöglichen und Folgendes ermöglichen:
- Herunterladen von Dokumenten wie Lohnabrechnungen und anderen damit verbundenen Dokumenten;
- Ausfüllen von Anträgen wie Urlaubsanträgen, Schulungsanträgen etc. ;
- Kontrollierter Zugriff auf sensible Daten abhängig von der jeweiligen Funktion.
Management der Lohnbuchhaltung
Die HRIS-Software kann ein natives Gehaltsabrechnungsverwaltungsmodul oder eine Integration mit einem speziellen Tool bieten.
Diejenigen, die dieses Modul anbieten, ermöglichen Ihnen:
- die Integration in die Kern-HR;
- das Angebot mehrerer Währungen;
- die Integration mit Zeitmanagementmodulen;
- die Einrichtung von Workflows für die Integration und Validierung von HR-Datenelementen für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen.
Integration mit Tools von Drittanbietern
Einige Tools verfügen zwar nicht über umfassende Funktionalitäten, bieten aber dennoch eine Integration mit Business-Tools von Drittanbietern.
Die Vorteile der Implementierung eines HRIS
Die Implementierung eines HRIS bietet vier Hauptvorteile:
Prozessautomatisierung
Das Personalmanagement besteht aus sich wiederholenden Aufgaben, die zeitaufwändig sein können.
Hierzu zählen insbesondere das Planungsmanagement und die Erstellung von Lohnabrechnungen. Diese Aufgaben können mit einem HRIS leicht automatisiert werden. Personalverantwortliche gewinnen so Zeit, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen.
Bessere Überwachung
HRIS sind mit Berichtstools und Dashboards ausgestattet, die eine 360 °-Sichtbarkeit der HR-Daten bieten.
Letztere ermöglichen daher eine optimale Überwachung des Personalmanagements über verschiedene Indikatoren. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung.
Optimierung der Personalwesen-Verwaltung
Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung werden nicht nur automatisiert, auch das Fehlerrisiko wird verringert.
Tatsächlich ermöglicht die Automatisierung, Fehler oder Versäumnisse zu vermeiden. Durch die Überwachung der verschiedenen Indikatoren ist es zudem möglich, potenzielle Störungen in den Prozessen zu erkennen und diese somit schnell zu beheben.
Einbindung der Mitarbeitenden
In einem HRIS können Mitarbeitende ihre Informationen zur Entwicklung ihrer Karriere einsehen und bearbeiten.
Sie spielen somit eine aktive Rolle in der administrativen Gestaltung ihrer Karriere.
Auswahl und Vergleich der HRIS
Eine der entscheidenden Phasen eines HRIS-Projekts ist die Auswahl der geeigneten Software. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es erforderlich, sich einen Überblick über die verschiedenen Arten von HRIS und ihre spezifischen Eigenschaften zu verschaffen.
Welche verschiedenen Arten von HRIS gibt es?
Es gibt drei Arten von HRIS-Lösungen.
HRIS im SaaS-Modus
Bei einer HRIS-Lösung im SaaS-Modus (Software as a Service) handelt es sich um eine Software, die in Form eines Abonnements von einem Anbieter gemietet wird (häufig günstiger als ein ASP oder ein lokales HRIS).
Sie wird auch als HRIS Cloud oder HRIS on Demand bezeichnet. Es ist keine Installation erforderlich und der Zugriff auf die Software ist über jedes Endgerät (PC oder mobile Geräte) möglich. Es wird lediglich eine Internetverbindung benötigt.
Der Hauptvorteil dieser Arbeitsweise besteht darin, dass das Unternehmen von einer ständigen Weiterentwicklung der Lösung profitieren kann.
Darüber hinaus verfügt diese Art von Software in der Regel über APIs, die die Integration mit Tools von Drittanbietern erleichtern. Dies ermöglicht ein durchgängig digitalisiertes HR-Ökosystem. HRIS im SaaS-Modus ist die Art von HRIS-Tool, das von Unternehmen am häufigsten verwendet wird.
HRIS im ASP-Modus (Application Service Provider)
Diese Art von HRIS steht in Form einer zu installierenden Anwendung bereit. Für die Nutzung ist auch hier eine Internetverbindung erforderlich.
Die Lösung wird jedoch, wie bei SaaS, beim Anbieter gehostet. Das Tool kann entweder im Abonnement oder auf Basis einer unbefristeten Lizenz verfügbar sein. Im Gegensatz zu einem SaaS-HRIS lässt sich ein ASP-Tool nicht in andere Lösungen integrieren. Daher können Unternehmen, die ein ASP-HRIS verwenden, auf Schwierigkeiten bei der Verbindung mit anderer Software stossen, was die Nahtlosigkeit der HR-Abläufe einschränkt.
«On Premise»-HRIS
«On Premise» bedeutet lokal. Es handelt sich also um ein Tool, das direkt auf dem Unternehmenssystem installiert wird.
Im Gegensatz zu ASP- und SaaS-Tools wird das Tool auf der Infrastruktur des Kunden gehostet. Das Unternehmen ist somit alleiniger Eigentümer des Tools, nachdem es Lizenzen für alle Mitarbeitenden erworben hat.
Diese Art von HRIS bringt zwei grosse Nachteile mit sich: das Risiko des Datenverlusts und eine komplexe und kostspielige Verwaltung. Daher wird es im Allgemeinen von Verwaltungen bevorzugt, denen der Datenschutz besonders am Herzen liegen.
Wie kann man HRIS vergleichen?
In der Regel besteht die Methode mit entsprechender Personalberatung darin, eine Spezifikation zu verfassen, in der Sie sehr genau beschreiben, wie Ihr Unternehmen aussieht und worauf es abzielen soll.
Dabei geht es darum, die bestehenden HR-Prozesse abzubilden und Störungen zu identifizieren. Auf der Grundlage dieses Audits ermitteln Sie Ihren Bedarf und listen die Funktionalitäten und Vorteile auf, die Sie von der Implementierung des HRIS erwarten.
Dieser Schritt ist wichtig, um ein Bewertungsraster zu entwickeln, mit dem Sie Folgendes identifizieren können:
- Die wesentlichen Funktionalitäten der im HRIS integrierten Software;
- Die Kosten inklusive Abonnement, Konfiguration und eventuelle Schulungen;
- Die Zeit, Lösungen bereitzustellen ;
- Etc.
Die Prüfungsphase nimmt Zeit in Anspruch, weshalb Unternehmen, die über die nötigen Mittel verfügen, die Dienstleistung von auf die Implementierung von HRIS spezialisierten Unternehmen in Anspruch nehmen.
Viele Unternehmen verzichten jedoch auf diese Art der Unterstützung und führen diese Prüfung und Bestandsaufnahme ihrer Bedürfnisse selbst durch.
Sobald das Audit abgeschlossen ist, können Sie die verschiedenen Anbieter von HR-Software auf dem Markt untersuchen. Die «Produkt»-Demonstrationen bieten die Möglichkeit, nicht nur die Eignung der Lösungen für Ihre Bedürfnisse, sondern auch das HR-Fachwissen der Anbieter zu testen. Ihre Antworten ermöglichen es Ihnen, zwei oder drei Akteure auszuwählen und sich auf die Abschlussgespräche vorzubereiten.
Sie stehen kurz davor, eine langfristige Beziehung mit dem Anbieter einzugehen. Bauen Sie ein Vertrauensverhältnis zu ihm auf, indem Sie ihm vor dem Treffen Ihre Fragen mitteilen. HR-Tools erfüllen nie 100 % der Anforderungen, daher können Sie auf diese Weise seine Einstellung und Fähigkeit, Lösungen zu finden, beurteilen.
Tipp : Für einen relevanteren Vergleich bitten Sie um Erfahrungsberichte von Unternehmen mit einem ähnlichen Profil wie Ihres.