HRIS-Auswahlhilfe: Kriterien für die Auswahl der richtigen HR Software für Ihr Unternehmen
Sie haben alle notwendigen Schritte unternommen, um Ihr HRIS-Projekt erfolgreich abzuschliessen, indem Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden beraten und die technischen und funktionalen Anforderungen analysiert haben.
Die Auswahl eines Tools aus der Vielzahl der auf dem Markt existierenden HR Software für KMU kann jedoch komplex sein. Es kann schnell passieren, dass man Hilfe bei der Auswahl eines HRIS benötigt. Wir haben Ihnen die besten Auswahlkriterien zusammengestellt, damit Sie in Ruhe das HRIS finden, welches den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht wird.
Erfahrungsberichte: Eine wertvolle Hilfe bei der Auswahl des richtigen HRIS
Bevor Sie die Websites der Softwarehersteller durchforsten, sollten Sie sich an Ihre HR-Kolleg:innen wenden. Sie können insbesondere Mitarbeitende von ähnlich grossen Unternehmen befragen. Stellen Sie beispielsweise Fragen wie:
- Welche HR-Digitalisierung Tools werden intern verwendet?
- Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden damit?
- Was hat sich seit der Einführung der HRIS-Software geändert verändert?
Feedback ist ein wertvolles Element bei der Auswahl eines HRIS
Auf der einen Seite erhalten Sie den Namen eines Tools, das sich in einem anderen Unternehmen bewährt hat. Dadurch können Sie Ihre Suche eingrenzen und Ihre:n Gesprächspartner:in nach den Gründen fragen, die sie resp. ihn zu dieser Wahl veranlasst haben.
Auf der anderen Seite erhalten Sie ein echtes, operatives Feedback. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf die Nutzung des Tools, aber auch auf die Umsetzung und Überwachung des Projekts vorzubereiten.
Erfahrungsberichte erhalten, wenn Sie kein Netzwerk haben
Sie kennen niemanden, der ein HRIS in seinem Unternehmen eingeführt hat? Sehen Sie sich Online-Bewertungsplattformen wie Trustpilot an. Dort bewerten Nutzer:innen die HRIS-Lösungen, die sie verwenden und teilen ihr Feedback – sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen.
Tipp: Lesen Sie die Antworten, die den Benutzenden gegeben werden. Sie sagen viel über das Qualitätsniveau des Kundensupports aus. Dies kann eine Hilfe bei der Auswahl des HRIS sein.
Auf den Webseiten der Softwareherstellenden werden ihre Referenzen angezeigt, sodass Sie leicht einige Namen von Kund:innen finden, die Sie kontaktieren können, um ihre ehrliche Meinung zu hören.
Demos, Tests und kollegiale Bewertung bei der Auswahl eines HRIS
Sie haben nun einige Namen von Software-Anbieter:innen auf Ihrer Liste. Nun müssen Sie überprüfen, ob die ausgewählten Tools auch wirklich den für Ihr HRIS definierten Auswahlkriterien entsprechen.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Lösungen Ihren Bedürfnissen entsprechen und dass ihre Funktionen gut durchdacht sind.
Nehmen Sie an Produkt-Demos teil und testen Sie das HRIS
Sie können entweder selbst die Lösungen testen oder Demos von den Verkaufsteams anfordern. Wenn Sie den ersten Ansatz bevorzugen, können Sie auf einen personalisierten Bereich zugreifen, in dem Sie als Benutzer:in, Manager:in oder Administrator:in durch die Software navigieren können.
Nehmen Sie sich die nötige Zeit, um das HRIS zu erkunden. Notieren Sie Ihre Fragen und Zweifel, damit Sie beim Verkaufsgespräch alle Themen ansprechen können. Beispiele sind:
- Wozu dient diese Funktion?
- Kann ich dieses Modul anpassen?
- Welche Exportformate werden für die Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt?
Beziehen Sie die Mitarbeitenden in die Auswahl des HRIS mit ein
Laden Sie auch Ihre Mitarbeitenden ein, das Tool zu testen, indem Sie «Benutzertests» organisieren. So können Sie Anmerkungen, Fragen und Vorlieben sammeln.
Die Einbeziehung der Mitarbeitenden bei der Auswahl des HRIS ist für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung. Sei es, um an Vertrauen zu gewinnen, oder um sicherzustellen, dass die gewählte Software den Bedürfnissen der Benutzer:innen entspricht.
Ein weiteres Kriterium für die Wahl des HRIS ist die Mobilität. Wenn ein Teil Ihrer Belegschaft regelmässig unterwegs ist (Vertriebsmitarbeitende, Ausbilder:innen, Führungskräfte usw.), sollten Sie darauf achten, dass das HRIS von einem Mobiltelefon aus zugänglich (und mit IOS oder Android kompatibel) ist. Dadurch kann es von überall aus genutzt werden.
Tipp
Als kleines oder mittelständisches Unternehmen ist es illusorisch, sich in ein Projekt für ein perfekt massgeschneidertes HRIS zu stürzen. Haben Sie keine Angst davor, ein Tool zu haben, das Ihre Anforderungen nicht zu 100 % erfüllt. Achten Sie jedoch darauf, dass die Software eine klare, intuitive Verwaltungsoberfläche bietet und Ihre obligatorischen Anforderungen abdeckt.
Wie wählt man ein HRIS auf der Grundlage des potenziellen Return on Investment aus?
Kosten für eventuelle Lizenzen, der Preis für monatliche Abonnements, die Integrationskosten, die Wartung – es kann schwierig sein, sich nicht von versteckten Kosten überraschen zu lassen.
Wie wählt man ein HRIS nach seinem ROI-Potenzial aus?
Die meisten Unternehmen neigen dazu, sich die Kosten eines HRIS für ein einziges Jahr anzusehen. Diese Methode ist nicht ausreichend repräsentativ für die tatsächlichen Kosten einer Software. Eine Prognose über mehrere Jahre, idealerweise über drei Jahre, glättet Kosten, die mit der Einführung eines Tools verbunden sind.
Um einen Überblick über die Investitionsrendite zu erhalten, sollten Sie folgende Kosten in Ihre Schätzungen einbeziehen:
- Leistungen für die Integration und Bereitstellung
- Abonnements oder der Preis für die Lizenz
- Jährliche Wartungskosten und die Kosten für Updates
- Schulungen für Administrator:innen
- Zugang zum Support
Ein weiteres Kriterium für die Wahl von HRIS: die Qualität und Reaktionsfähigkeit des Kund:innensupports
Sobald die Software in Ihrem Unternehmen eingeführt wurde, werden Sie wahrscheinlich punktuell Hilfe benötigen. Sei es bei einer Frage zur Parametrierung der Software oder bei Fragen zur laufenden Verwaltung (Exporte, Reporting etc.).
Die Qualität und Reaktionsfähigkeit des Kund:innensupports ist von entscheidender Bedeutung. Sie muss ein integraler Bestandteil der Auswahlkriterien für Ihr HRIS sein.
Zögern Sie nicht, im Austausch mit den Verkaufsteams Fragen zu diesem Thema zu stellen:
- Wie können Sie den Support kontaktieren (E-Mail, Live-Chat, Telefon etc.)?
- Wie steht es um die Verfügbarkeit (Zeitfenster)?
- Wie lange dauert es, bis Sie eine Antwort erhalten?
- Wie lange dauert es durchschnittlich, bis ein Ticket gelöst ist?
Anbieter:innen mit einem guten Support geben in der Regel die Zufriedenheit ihrer Kund:innen Preis. Sollten Sie keine Auskunft erhalten, suchen Sie diese Informationen auf der Website oder auf Plattformen für Online-Bewertungen.
Um den Erfolg Ihres HRIS-Projekts sicherzustellen, erarbeiten Sie eine Prozessabbildung und ein Lastenheft (mit Anforderungen und Spezifikationen). Einige Ihrer Mitarbeitenden werden bei der Einführung vom neuen HRIS mit gezieltem HR Change Management begleitet werden müssen. Bleiben Sie verfügbar und kommunizieren Sie so früh wie möglich, um die Mitarbeitenden gezielt in das Projekt einzubinden.