Definition, Stärken und Herausforderungen von HRIS im SaaS-Modell

Inzwischen werden viele Softwares für KMU als SaaS-Modell (Software as a Service) angeboten. Diese Form setzt sich in allen Wirtschaftszweigen durch: Transport, Gesundheitswesen, Tourismus usw., unabhängig von der Abteilung (Vertrieb, Marketing, Buchhaltung). Die Personalverwaltung bildet hier keine Ausnahme. Oft ist es bei der Einführung eines HRIS dennoch nötig, den Unterschied zwischen Lizenz- und SaaS-Modell zu erklären.

Dieser Beitrag geht auf die Definition eines SaaS-HRIS und seine Vorteile für Ihr Unternehmen ein.

SaaS: eine Online-Software im Abo

SaaS kam Ende der 90er-Jahre auf und steht für «Service as a Software» (Software als Dienstleistung).

Im Gegensatz zur On-Premise-Software muss SaaS nicht auf dem Computer installiert werden. Der Softwarehersteller hostet die Anwendungen auf seinen Servern und stellt sie seinen Kund:innen zur Verfügung. Um die Software zu nutzen, benötigen Sie nur zwei Dinge: Ihre Logindaten und eine Internetverbindung.

Diese Art von Software unterscheidet sich auch durch ihr Geschäftsmodell: Sie müssen nicht mehr in Lizenzen investieren, sondern erhalten mit einem Monats- oder Jahresabo Zugang zu den Tools. Die Kosten dafür variieren je nach Anzahl Module, Nutzer:innen, Projekte usw. 

Das SaaS-HRIS: ein Modell, das sich für alle Unternehmen eignet

Der Markt für SaaS-HRIS boomt und gewinnt immer mehr Marktanteile gegenüber On-Premise-HRIS (31 gegenüber 16 Prozent laut einer Markess-Studie von 2020), sowohl bei kleinen und mittleren Unternehmen als auch bei grossen Konzernen. Hier sind die wichtigsten Gründe dafür:

• höhere Flexibilität und Skalierbarkeit
• bessere Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse der Unternehmen 
• Parametrierung der Software an die Besonderheiten Ihres Unternehmens (verschiedene Rechtsträger, Vertragsbestimmungen etc.)
• Sie zahlen, was Sie tatsächlich benötigen.
• Sie binden sich für einen begrenzten Zeitraum (Monats- oder Jahresabonnement).
• Sie können die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse schrittweise angehen, indem Sie Ihr HRIS individuell zusammenstellen.
• Der Anbieter ist für die Wartung und Aktualisierung des HRIS verantwortlich, damit es den geltenden Gesetzen entspricht und die neuesten Technologien integriert.

Ein HRIS im SaaS-Modell: ein nachgewiesener Return on Investment (ROI) nach 4 bis 6 Monaten

Ein On-Premise-HRIS wird Sie immer mehr kosten als ein SaaS-HRIS. Zusätzlich zu den anfänglichen Lizenzkosten müssen Sie in die Gesamtbetriebskosten zahlreiche versteckte Kosten miteinbeziehen:

• Lohnkosten für das IT-Team, das für die Softwarewartung zuständig ist
• Hostingkosten der Anwendung, der Infrastruktur und der verschiedenen Softwares, die für den Schutz und den Zugriff auf die Daten erforderlich sind (Firewall, VPN etc.)
• Wartungskosten
• Schulungskosten
• etc.

Wenn Sie diese Kosten mit den Abo- und Einrichtungskosten eines SaaS-Modells vergleichen, rechnet sich das SaaS-Modell bereits nach wenigen Monaten langfristig. Eine Software zur Verwaltung von Ferien und Abwesenheiten für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden amortisiert sich schätzungsweise nach 4 bis 6 Monaten (lesen Sie unseren Artikel «Gründe für die Anschaffung eines HRIS»).

SaaS: mehr Datensicherheit

Angesichts der Menge und Sensibilität der gespeicherten Informationen ergreifen Anbieter von SaaS-Software alle notwendigen Massnahmen zur Sicherung der Daten, des Hostings und der Infrastruktur: Zertifizierungen, Datensicherungsprozesse, Anti-Intrusionstests usw. Diese Massnahmen selbst zu treffen, ist für ein einzelnes Unternehmen schwierig und kostspielig. 

HRIS im SaaS-Modell sind seit der Coronapandemie besonders beliebt. Unternehmen konnten schnell Homeoffice einführen und die Mitarbeitenden hatten dank der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen Zugriff auf alle nötigen Unterlagen. Die effiziente Verarbeitung von HR-Daten ermöglichte es den Unternehmen, strategische Entscheidungen zu treffen (Verwaltung von Kurzarbeit, Arbeitsbelastung usw).