HRIS-Beratung: So sind Sie beim HR Software-Projekt gut beraten
Sie möchten Ihre Personalprozesse durch die Einführung eines Personalinformationssystems digitalisieren? Ein solches Projekt erfordert Methodik und Fachwissen. Die Einführung bedeutet eine komplexe digitale Transformation, die sich auf viele Personalprozesse auswirkt und eine sorgfältige Integration mit anderen IT-Systemen erfordert. Fachwissen ist entscheidend, um durch die technischen Optionen zu navigieren und eine Implementierung sicherzustellen, die sowohl die spezifischen Anforderungen des Unternehmens als auch die Compliance-Standards erfüllt. Begleitet zu werden, gewährleistet nicht nur eine effiziente und sichere Implementierung des Systems, sondern hilft auch, kostspielige Fehler zu vermeiden und die Investitionsrendite des Projekts zu maximieren.
In diesem Artikel helfen wir Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie eine HRIS-Beratungsagentur oder eine:n HRIS-Berater:in beauftragen. Oder ob Sie besser eine:n interne:n HRIS-Manager:in ernennen sollen.
Wie werden Sie beim HRIS-Projekt gut unterstützt?
Die Einführung eines HRIS-Projekts ist Teil einer Dynamik zur Optimierung der Leistung eines Unternehmens. Sie ist von strategischer Bedeutung. Von wem werden Sie bei diesem HR Software Projekt gut beraten?
Anbieter:innen von HRIS-Lösungen bieten Ihnen direkte und spezialisierte Expertise in der eigenen Produktpalette an. Diese Fachleute kennen ihre Systeme sehr genau, sodass sie detaillierte Informationen und präzise Ratschläge dazu geben können, wie man ihre Lösungen am besten nutzt und davon profitiert.
Da sie die Software entwickelt haben, verstehen die Verleger:innen nicht nur die technischen Fähigkeiten ihrer Produkte, sondern auch, wie sie optimiert werden können, um den spezifischen Herausforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Dieses intrinsische Verständnis macht die Anbietenden besonders fähig, ihre Systeme an die einzigartigen HR-Prozesse jeder Organisation anzupassen.
Was die Methodik betrifft, so stützen sich die Herstellenden auf eine reiche Wissensbasis, die sie durch die Implementierung ihrer Lösungen in verschiedenen Unternehmen erworben haben. Sie nutzen diese Erfahrungen, um die Kund:innen durch einen bewährten Implementierungsprozess zu führen, indem sie Ratschläge zu Best Practices und Integrationsstrategien anbieten.
Darüber hinaus können Anbietende umfassende Schulungen und dedizierte Ressourcen für ihre Systeme bereitstellen. Diese Schulungen sind speziell auf ihre Produkte zugeschnitten und stellen sicher, dass die Nutzenden vollständig verstehen, wie sie alle angebotenen Funktionen nutzen können.
Der Ansatz von Anbieter:innen konzentriert sich auf die Maximierung der Effektivität ihrer Lösung.
Die Zusammenarbeit beginnt mit einer Reihe von Anfangstreffen, bei denen die Projektleiterin resp. der Projektleiter eng mit den internen Mitarbeitenden zusammenarbeitet, um ein tiefes Verständnis der bestehenden HR-Prozesse zu erlangen.
Ziel ist es, die spezifischen Bedürfnisse zu identifizieren und die Ziele des Projekts festzulegen. Auf der Grundlage dieses Verständnisses erstellt sie oder er einen detaillierten Plan, der alle Schritte der Implementierung abdeckt – von der Auswahl und Anpassung des HRIS bis hin zu seiner Implementierung und Integration in Ihre täglichen Arbeitsabläufe.
Während des Projekts koordiniert die Projektmanagerin resp. der Projektmanager alle Aktivitäten – von der technischen Konfiguration und der Datenmigration bis hin zur Schulung der Benutzenden und dem HR Change Management. Sie resp. er sorgt für die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den technischen Teams oder des Software-Herstellenden und stellt sicher, dass das Projekt den Zeitplan und das Budget einhält und die funktionalen Anforderungen erfüllt.
Im Allgemeinen ist die HRIS-Projektleiterin resp. der HRIS-Projektleiter für die Steuerung der Projektumsetzung verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören:
- Die Analyse der funktionalen Bedürfnisse des Unternehmens
- Die Überwachung der Einhaltung des Lastenhefts (Anforderungskatalog mit Spezifikationen)
- Die Kontrolle des Budgets
- Und vieles mehr.
HRIS-Beratungsagentur: Ist das notwendig?
Die Umsetzung des HRIS-Projekts kann sich als komplex erweisen. Mangelhaft durchgeführt, kann es zu einem finanziellen Kostenfaktor für das Unternehmen werden, insbesondere wenn das Projekt wiederholte Anpassungen oder Korrekturen erfordert. Dies verursacht zusätzliche Kosten für Zeit und Ressourcen. Schliesslich kann eine unzureichende Implementierung auch zu einer geringen Akzeptanz des Systems durch die Benutzenden führen, wodurch die Investition in das HRIS unrentabel wird und zusätzliche Investitionen für die Schulung und Unterstützung der Benutzenden erforderlich werden.
Die Begleitung durch eine Beratungsagentur bietet ein ausgeprägtes technisches Fachwissen. Diese Fachleute verfügen über ein detailliertes Verständnis der verschiedenen HRIS-Lösungen, was ihnen ermöglicht, die für das Unternehmen relevantesten Ansätze zu identifizieren. Darüber hinaus haben sie Arbeitserfahrung mit einer Vielfalt von Herausforderungen im Zusammenhang mit HRIS, was sie befähigt, spezifische Probleme, auf die Ihr Unternehmen stossen könnte, zu erahnen und zu lösen.
Was ihre Methodik betrifft, so stützen sie sich bei der Entwicklung ihrer Strategie auf konkrete Fallstudien und Erfahrungsberichte aus ähnlichen Projekten.
Sie können Ratschläge machen, wie man am besten bei der Umsetzung des Projekts vorgeht und wie man Ihre Teams ausbildet. Ihr Ansatz ist massgeschneidert, basierend auf realen und bekannten Szenarien.
Allerdings ist die Einschaltung einer HRIS-Beratungsagentur nicht nur teuer, sondern auch nicht unbedingt notwendig. Um sich begleiten zu lassen, stehen Ihnen weitere Alternativen zur Verfügung. Beispielsweise: Eine HRIS-Beraterin resp. einen HRIS-Berater hinzuziehen.
Was ist ein:e HRIS-Berater:in?
Ein:e HRIS-Berater:in ist eine Fachkraft, der sich sowohl auf Personalwesen als auch auf IT spezialisiert hat. Diese Doppelqualifikation verleiht ihr die Kompetenzen, die sie benötigt, um die Einführung digitaler Tools zur Automatisierung von HR-Prozessen zu gewährleisten. Die HRIS-Beraterin resp. der HRIS-Berater stellt die Verbindung zwischen dem Personalmanagement und dem Management der IT-Systeme her.
Diese Fachperson kann selbstständig sein oder bei einer HRIS-Beratungsfirma oder einem Hersteller von HR-Software arbeiten. Sie kann Ihre funktionalen Anforderungen analysieren, um Ihnen die passende HRIS-Lösung vorzuschlagen. Sie übernimmt die Steuerung der Umsetzung des HRIS-Projekts von A bis Z im Unternehmen.
Die HRIS-Beraterin resp. der HRIS-Berater übernimmt die Auswahl der Lösung, die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der Lösung, und auch die Wartung.
Was zeichnet ein:en HRIS-Berater:in von Lucca aus?
Ein:e HRIS-Berater:in bei Lucca ist eine vielseitige Fachperson, die Fachwissen im Projektmanagement mit Kompetenzen in digitalen HR-Lösungen verbindet. Die Lucca HRIS Beratung zeichnet sich dadurch aus, dass sich ihr Verständnis auch auf die Kundenbetreuung erstreckt. HRIS-Berater:innen von Lucca betreuen Kund:innen während der gesamten Zusammenarbeit. Dies ermöglicht ihnen eine persönliche Betreuung, die den SECO-Vorschriften entspricht. Ihre Rolle erstreckt sich auf den Kundensupport, indem sie Unterstützung und Lösungen für technische Probleme anbieten. Da sie in einem dynamischen Umfeld arbeiten, profitieren sie von einer bewährten Methodik und einem hohen Mass an Autonomie und Flexibilität.
Was ist ein:e HRIS-Manager:in?
Im Gegensatz zu HRIS-Berater:innen sind HRIS-Manager:innen Fachkräfte, die intern vom Unternehmen ernannt werden. Es handelt sich um Angestellte des Unternehmens, die zu Projektleitenden ernannt werden. Diese können entweder aus der Abteilung für Informationssysteme oder aus der Abteilung für Personalwesen stammen.
Da ein:e HRIS-Projektleiter:in bereichsübergreifende Kompetenzen aufweisen muss, kann es notwendig sein, dass sie oder er eine Ausbildung absolviert. Anerkannte Organisationen bieten Schulungen an, um sich gezielte Kompetenzen im HRIS-Management anzueignen.