Die Herausforderungen einer HR-Digitalisierung in Ihrem Unternehmen
Der Begriff «HR-Digitalisierung» ist weit verbreitet. Er beinhaltet berufliche Anwendungsgebiete, Überlegungen zur Unternehmensorganisation und zur Zukunft der Arbeitswelt. Alle Beteiligten, ob Verleger, Personalleiterin oder Unternehmensberater, haben ihre eigene Definition von einem HRIS.
Wie lässt sich Digitalisierung in der Personalverwaltung definieren?
Digitalisierung bedeutet wörtlich übersetzt die Umwandlung von Papierdaten und manuellen Verwaltungsverfahren in digitale Daten, die in automatisierten Prozessen integriert und verarbeitet werden. Über diese Entmaterialisierung hinaus dient die HR-Digitalisierung vor allem der Effizienzsteigerung: bessere Entscheidungen treffen, Fehler reduzieren, Leistung erhöhen. Dafür gibt es zahlreiche Tools:
- ein SaaS-HRIS, um HR-Prozesse zu automatisieren
- einen Chatbot, um häufig gestellte Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten
- ein mit KI ausgestattetes ATS (Bewerbungsmanagementsystem), um Hunderte von Lebensläufen zu triagieren
- ein Business-Intelligence-Tool, um Daten umfassend zu analysieren und HR Big Data für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit zu nutzen
HR-Digitalisierung: für die Steigerung der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens
Papierlose HR-Prozesse entlasten die Personalabteilung, aber ihre Auswirkungen gehen weit darüber hinaus. Sie beeinflussen unter anderem die Mitarbeitendenführung und die Leistung des Unternehmens:
- Produktivitätssteigerung: Aufgaben und Freigabeprozesse werden automatisiert, sodass sich alle auf ihre Aufgaben konzentrieren können und weniger Zeit mit administrativen Dingen verbringen müssen.
- Talente gewinnen und binden: Einsicht in die Personalakte, das unkomplizierte Einreichen von Ferienanträgen oder der einfache Zugriff auf Lohnabrechnungen sind heute unabdingbare Voraussetzungen, um Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden. Autonomie und Verantwortung gehören zu den wichtigsten Erwartungen der jungen Generation.
- Agilität: Das Unternehmen gewinnt einen besseren Überblick über die Entwicklung seiner Personalkosten. Es kann seinen zukünftigen Bedarf (Aus-/Weiterbildung, Rekrutierung) voraussehen und die Entwicklungsziele der Mitarbeitenden anpassen, um auf dem Arbeitsmarkt schnell zu reagieren.
Die drei häufigsten Stolpersteine bei der Digitalisierung von HR-Projekten
Wie jedes Projekt erfordert auch die HR-Digitalisierung eine genaue Analyse der organisatorischen und technischen Anforderungen. Erstellen Sie vorgängig ein Anforderungsprofil, um eine zu lange Einführungszeit, Budgetüberschreitungen, ungeeignete Lösungen und Redundanzen zu vermeiden. Denken Sie dabei auch an die folgenden drei Punkte:
Die digitale Transformation beschränkt sich nicht auf die Digitalisierung Ihrer HR-Dokumente
Die digitale Transformation bietet Ihnen die Gelegenheit, Prozesse neu zu denken. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl der neuen Tools also nicht nur auf die Digitalisierung Ihrer Daten. Die neuen Prozesse dürfen sich von der bisherigen Vorgehensweise unterscheiden.
Es gibt die passende Software für Ihr Unternehmen
Softwarehersteller testen ihre Tools in unzähligen kleinen und mittleren Unternehmen. Verlassen Sie sich auf ihre Erfahrung und ihre Fähigkeit, Ihnen die passende Software-Lösung zu liefern, die Sie dabei unterstützt, die Digitalisierung Ihrer Prozesse in Angriff zu nehmen.
Die Lohnbuchhaltung gehört dazu
Die digitale Transformation beinhaltet die Einführung von digitalen Tools, die miteinander kommunizieren und sich in Ihr bestehendes Informationssystem integrieren müssen.
Im HR sind die Herausforderungen dabei vor allem mit der Lohnbuchhaltung verbunden:
- die Strukturdaten der Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand halten: Zivilstand, Grundlohn, Bankverbindung usw.
- variable Lohnbestandteile erfassen: Ferien, Abwesenheiten, Prämien, Überstunden, Arbeitsunterbrechungen, Essensgutscheine usw.
Der Lohnbuchhaltungsmarkt wird weiterhin von On-Premise-Software beherrscht, die wenig Spielraum bietet. Die Integration in eine cloudbasierte HR-Software kann deshalb eine Herausforderung sein. Lassen Sie sich von Ihrer IT-Abteilung und Ihrem HRIS-Anbieter unterstützen, um die geeignetste Integrationslösung zu finden.
Ein häufig genanntes Hindernis im Zusammenhang mit der digitalen Transformation ist die mögliche Zurückhaltung der Mitarbeitenden bei der Einführung eines neuen Tools. Unterschätzen Sie diesen Umstand bei Ihrem Digitalisierungsprojekt nicht. Es lohnt sich, die Software aus der Perspektive jener Personen zu betrachten, die sie nutzen werden.