HRIS-Einführung: Welche strategischen Herausforderungen erwarten Sie?

Trotz der Demokratisierung von HR-Softwaretools verwalten viele kleine und mittlere Unternehmen ihre HR-Aufgaben immer noch manuell. Administrative Dokumente werden per E-Mail verschickt, dann gespeichert oder sogar ausgedruckt. Teampläne werden in einer Tabellenkalkulation oder über einen gemeinsam genutzten Online-Kalender erstellt und aktualisiert. Protokolle von Gesprächen mit Mitarbeitenden werden auf Papier oder im Microsoft Word festgehalten.

Diese Verwaltung wirkt sich früher oder später auf die Entwicklung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens aus. Man geht davon aus, dass es ab etwa zehn Mitarbeitenden an der Zeit ist, die Einführung eines HRIS zur Optimierung der Personalverwaltung in Betracht zu ziehen.

Das richtige HRIS für die eigene Organisation zu definieren, bedeutet zunächst, die zu optimierenden Prozesse zu identifizieren und die zu erreichenden Ziele festzulegen. Sehen wir uns an, in welchem Rahmen ein solches Projekt angesiedelt ist.

Ein HRIS einführen, um die wirtschaftliche Leistung des Unternehmens zu steigern

Ein HRIS ist eine Kombination von Lösungen, die für die Verwaltung spezifischer Verwaltungsprozesse entwickelt wurden. Beispiele sind die Erfassung der HR-Daten von Mitarbeitenden, die Verwaltung von Urlaub oder auch die Beurteilungsprozesse für Gespräche mit Mitarbeitenden. Zu den Hauptvorteilen gehört eine bessere administrative Überwachung und vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Ein HRIS-Projekt fördert Leistung und Produktivität im gesamten Unternehmen. Vorausgesetzt, Sie entscheiden sich für ein Werkzeug, das einfach genug ist, um von den Mitarbeitenden genutzt zu werden:

• Das Tool implementiert die Geschäftsregeln des Unternehmens (gemäss Vereinbarungen oder GAV) und ermöglicht es, die Dateneingabe so zu gestalten, dass die Daten zuverlässig sind und Fehler reduziert werden.
• Die Prozesse sind in automatisierten Abläufen organisiert und enthalten Validierungsschritte und -wege, die den Manager:innen und der Personalabteilungen Zeit sparen.
• Die Personalabteilungen verfügen über Reportings und Dashboards, um die Transparenz zu erhöhen und alle notwendigen Analysen (Einstellungen, Schulungen, Überstunden usw.) für den reibungslosen Ablauf des Unternehmens durchzuführen.

Ab 10 Mitarbeitenden lohnt es sich, die Organisation mit HRIS zu strukturieren

Stellt man Geschäftsführer:innen von KMUs die Frage «HRIS-Einführung: Warum lohnt sich dies für Unternehmen?», antworten alle: «Um meine Organisation zu strukturieren.»

Lösungsanbietende und ihre Support-Teams haben ihre Tools und die effizienten Prozesse bereits in unzähligen KMUs erprobt. Ihre Erfahrung, verbunden mit der Verantwortung, Ihnen eine Lösung zu liefern, machen sie zu den besten Verbündeten bei Ihrer digitalen Transformation. Sie bieten Ihnen eine Software mit einer starken Vision ihres Geschäftskontextes, gepaart mit Beratung bei der Neugestaltung Ihrer Prozesse.

Es ist nicht nötig, alle Geschäftsprozesse auf einmal zu automatisieren. Es ist durchaus möglich, Schritt für Schritt vorzugehen. Ein kleines Unternehmen kann beispielsweise damit beginnen, die Personalakten der Mitarbeitenden zu digitalisieren oder die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten zu automatisieren, bevor es in weitere Funktionen investiert.

In ein HRIS investieren, um die Entwicklung seines Unternehmens zu unterstützen

Ihr Unternehmen hat heute 10 Mitarbeitende? Vielleicht sind es morgen schon 50 oder sogar 100.

Die Investition in ein HRIS (und damit in die Digitalisierung Ihres Unternehmens) ist ein wirksames Mittel, um die Entwicklung Ihres Unternehmens langfristig zu unterstützen. Sie müssen also ein Tool auswählen, das der Grösse der Belegschaft, der Arbeitsweise und dem Wachstumstempo gerecht wird. Angesichts der Vielzahl der auf dem Markt erhältlichen Lösungen ist dies keine einfache Aufgabe.

Hier sind einige Kriterien, um die Angebote zu vergleichen:

• Ein individuell zusammenstellbares HRIS, um zu vermeiden, dass das Tool nicht ausreichend genutzt wird. Ein HRIS mit zu vielen Funktionen (und damit nicht an den Kontext angepasst) führt zu Frustration und Abbruch.
• Ein Tool mit zahlreichen Integrationsoptionen, um alle nützlichen Bausteine zu gegebener Zeit hinzufügen zu können, ohne von Herstellenden abhängig zu sein.
• Eine Software, deren Parametrisierung flexibel bleibt, um sich an die Besonderheiten und zukünftigen Veränderungen der Organisation anzupassen.
• Ein HRIS, das in der Lage ist, eine wachsende Zahl von Benutzer:innen aufzunehmen und verschiedene Rechtsträger:innen, auch im Ausland, zu verwalten.
• Schnittstellen, die in mehreren Sprachen verfügbar sind.
• Eine:n Herausgeber:in, dessen Kundenservice Sie während der gesamten Vertragslaufzeit betreuen und schulen kann.

Lassen Sie uns zusammenfassen: Die Einrichtung eines HRIS in einem KMU ist nicht mehr nur grossen Konzernen vorbehalten.

• Ab zehn Mitarbeitenden lohnt sich die Anschaffung. KMU haben nicht weniger Bedarf an Leistung.
• Man kann mit einem oder zwei Modulen beginnen, bis man seine Organisation angepasst und seine Entwicklung begleitet hat.
• Bevor man ein Werkzeug findet, muss man wissen, was man sucht. Eine Bestandsaufnahme der Bedürfnisse ist eine unerlässliche Voraussetzung für jede erfolgreiche HRIS-Einführung.