Individuell zusammenstellbares HRIS: Wieso ist es für die Bedürfnisse von KMU geeignet?

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto grösser wird auch der Umfang der Verwaltungsaufgaben. Damit Ihre Teams so wenig Zeit wie möglich damit verbringen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, braucht es automatisierte Prozesse. Im HR ist der erste Schritt, ein passendes HRIS zu implementieren. Früher waren solche Softwares für kleine und mittelständische Unternehmen teuer und das Einrichten zu komplex. Mit dem SaaS-Modell und der steigenden Anzahl Anbieter:innen sind individuell anpassbare Lösungen erschwinglich geworden. Lesen Sie, wie diese Art von Software Sie dabei unterstützt, administrative Herausforderungen in Ihrem KMU zu bewältigen.

Das Konzept des individuell zusammenstellbaren HRSI

Es gibt zwei Arten von HRIS:

• Das vollintegrierte HRIS : Ein integriertes HRIS funktioniert wie ein ERP-System. Eine einzige Datenbank versorgt die verschiedenen Module, die für die Personalverwaltung erforderlich sind (Personalakte, Arbeitszeit und Aktivitäten, Ausbildung, Talentmanagement usw.) Ein grosser Nachteil ist die Notwendigkeit, sich mit allen Modulen gleichzeitig auszustatten, auch mit solchen, die nicht unbedingt benötigt werden. Oft ist es ausserdem schwieriger, Schnittstellen mit anderen Systemen zu schaffen.
• Das modulare HRIS : Ein modulares HRIS besteht aus einer Reihe von HR-Tools, die sich der Verwaltung verschiedener Prozesse widmen (z. B. Zeiterfassung und Verwaltung von Personalakten). Jedes Tool positioniert sich dabei als das beste seiner Kategorie («Best-of-Breed»). Der Vorteil: Jedes eingesetzte Software-Modul weist eine grosse Funktionstiefe auf. Ein individuell zusammenstellbares HRSI bietet in der Regel Schnittstellenoptionen mit anderen Systemen (Lohnbuchhaltung, Aus-/Weiterbildung etc.). So können Sie ein individuelles HRIS aufbauen und Ihre Prozesse schrittweise automatisieren.

Bessere Kontrolle über ihre digitale Transformation und ihr Budget

Die Investition in ein HRIS bindet Zeit und Geld – zwei Ressourcen, die in KMU häufig knapp sind. Ein individuell zusammenstellbares HRIS bietet Unterstützung: Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie Ihre Ressourcen und jene ihrer Mitarbeitenden dort einsetzen, wo sie benötigt werden. Konzentrieren Sie sich 

auf die dringendsten Herausforderungen (Aufgaben, die die meisten Fehler verursachen oder Zeit verschwenden). Viele KMU beginnen zum Beispiel mit der Digitalisierung ihrer Ferien- und Abwesenheitsverwaltung. Dieser Prozess lässt sich relativ schnell automatisieren und implementieren.

Eine Software, die sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt

Ein individuell zusammenstellbares HRIS entspricht den Herausforderungen eines KMU ebenso wie jenen von grösseren und international tätigen Unternehmen. Der einzige Unterschied sind die Anzahl Module, aus denen sich Ihre individuelle Lösung zusammensetzt. Je nach Unternehmensgrösse und Bedürfnissen eignen sich folgende Module für Ihr Unternehmen:

Für ein Unternehmen zwischen 5 und 20 Mitarbeitenden ohne laufende Rekrutierungsprozesse

Orientieren Sie sich an Lösungen, die für kleine Unternehmen geeignet sind, wenn Sie Ihre Personalprozesse nicht mehr manuell verwalten möchten. Sobald Ihr KMU wächst und auf eine andere Software umsteigen will, können Sie auf bereits strukturierte Prozesse zurückgreifen.

Für ein KMU mit 30 bis 80 Mitarbeitenden mit geringer Fluktuation

Automatisieren Sie zuerst einfache Prozesse wie die Verwaltung von Personalakten oder die Verwaltung von Ferien und anderen Abwesenheiten. Danach können Sie Ihr HRIS schrittweise erweitern.

Für ein Unternehmen ab 80 Mitarbeitenden mit starkem Wachstum oder hoher Fluktuation

Ergänzen Sie Ihr HRIS um Module für Onboarding und Zielmanagement (individuell und für Teams), um Themen wie Personalwachstum und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden zu verwalten. 

Für ein international tätiges Unternehmen

Ist Ihr HRIS vollständig aufgebaut, ist seine Fähigkeit, sich an die Verwaltungsvorschriften jedes Landes anzupassen – und damit seine funktionale Tiefe und seine Flexibilität bei der Konfiguration –, von grosser Bedeutung. Prüfen Sie, ob Ihr HRIS in mehreren Sprachen verfügbar ist.

Die Einführung eines HRIS trägt zwar zur Verbesserung der Unternehmensleistung bei, steht aber nicht für sich allein. Die Software, ihre Anwendungsbereiche und die Prozesse Ihres KMU entwickeln sich laufend weiter.

Die funktionale Abdeckung bildet das Raster für das Projekt und die Benutzer:innenerfahrung sichert den Erfolg. Ein gut konzipiertes und intuitives HRIS prägt den Arbeitsalltag positiv. Deshalb lohnt es sich, für Ihr KMU die passende Software zu wählen.