HRIS-Einführung: Warum lohnt sich die HR Software für Unternehmen?

Wie kann man die Verwaltung seiner Personalabteilung kosteneffizient optimieren? Wie kann man den Zeitaufwand, die Fehler und das Risiko von Nachbesserungen minimieren? Wie gleichzeitig die Leistung von Teams maximieren?

Diese Frage stellen sich Unternehmen in allen Phasen ihrer Entwicklung immer wieder. Sie stellen sich diese Frage zunächst, wenn es notwendig wird, die rechtlichen Aspekte stärker zu beachten. Dann kommt das Thema wieder auf, wenn sie ihre Teams von der zeitraubenden manuellen Verwaltung von Papier-Dokumenten und Excel-Dateien entlasten wollen. Schliesslich wird die Einführung eines HRIS erneut in Betracht gezogen, wenn die Organisation die Leistung des Unternehmens bremst. Zum Beispiel, wenn die Manager:innen mehr Zeit damit verbringen, Spesenabrechnungen zu unterschreiben, als darüber nachzudenken, wie sie neue Kund:innen gewinnen können.

Im Folgenden betrachten wir genauer, welche Vorteile und Risiken die Software-Ausstattung für KMU mit sich bringt.

Was ist ein HRIS?

Ein Human Resources Information System, kurz HRIS, ist eine Softwarelösung, die die Aufgaben der Personalverwaltung automatisieren soll. Das System ermöglicht sowohl die Strukturierung der Prozesse, indem es die Erfassung der Mitarbeitenden nach den Regeln des Unternehmens verwaltet, als auch die Zuverlässigkeit dieser Daten, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu sichern.

Ein HRIS ist mehr als ein Werkzeug zur Speicherung von HR-Daten

Ein HRIS sammelt oder speichert nicht nur HR-Daten. Es verarbeitet auch verschiedene Arten von Geschäftsprozessen:

  • Aktualisierung der Personalakten der Mitarbeitenden
  • Verteilung der Gehaltsabrechnungen
  • Zeit- und Aktivitätsmanagement (Ferien, Abwesenheiten, Planung, Arbeitszeiterfassung)
  • oder strategische Aufgaben wie das Talentmanagement (Gespräche, Ausbildung, Einstellung etc.)

Wirtschaftliche Leistung ist das Hauptanliegen bei der Einführung eines HRIS in einem KMU

Die Hauptgründe für die Einführung eines HRIS in einem KMU sind strategischer Natur und werden in der Regel von den Führungskräften getragen. 

81%

von 55 befragten Unternehmen haben in ein HRIS investiert, um ihr Verwaltungsmanagement zu optimieren: Zeitersparnis bei Aufgaben mit geringer Wertschöpfung; Reduzierung von Kosten und Fehlern; Dezentralisierung der Dateneingabe; Verringerung der Anzahl der verwendeten Tools und viele weitere Vorteile.

65%

wollten ihre derzeitigen Prozesse modernisieren: Abschaffung von Papierformularen und Excel-Dateien, Zugriff auf Online-Tools (wie ein HRIS im Saas-Modus) oder über eine mobile Anwendung.

60%

wollten ihre Methoden strukturieren, um ihr Wachstum zu unterstützen.

45%

wollten die Gehaltsabrechnung für ihre Sachbearbeiter:innen erleichtern.

23%

gaben an, dass sie von Leistungsindikatoren profitieren wollten, um die Tätigkeit der Beschäftigten zu beurteilen.

14%

haben das HRIS eingeführt, um gesetzliche Auflagen zu erfüllen: Zeiterfassung, Mitarbeitergespräche, rechtliche Risiken im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung.

Finden Sie heraus, warum ein HRIS Ihre beste Investition in diesem Jahr sein wird.

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Zeit sparen und Kosten senken

Zwei Vorteile, die sofort nach der Einführung des HRIS im Unternehmen spürbar wurden:

  • Nach der Einführung des HRIS gaben 74% der Führungskräfte an, einen sofortigen Zeit- und Produktivitätsgewinn festgestellt zu haben. Gefolgt von einer grösseren Autonomie der Teams und einer effizienteren Vorbereitung der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung.
  • Langfristig bleiben die Vorteile der Automatisierung von HR-Prozessen bestehen und schlagen sich in einer deutlichen Senkung der Verwaltungskosten nieder.
    • Das Unternehmen Ulule hat beispielsweise die Bearbeitungszeit für seine Spesenabrechnungen um das Dreifache reduziert und ½ Tag pro Monat bei der Urlaubsverwaltung eingespart. 
    • Bei Bonduelle Frais wurden 70 Stunden pro Monat (d. h. 3 Arbeitstage) allein bei der Spesenverwaltung eingespart.

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Digitale Tools allein sind nicht die Lösung für HR-Herausforderungen von Unternehmen. Die beste Software zur Verwaltung von Mitarbeitergesprächen wird Ihre Manager:innen nicht geschickter darin machen, Mitarbeitende wachsen zu lassen.

Ein effizientes Zielvereinbarungs-Tool entbindet das Management nicht von der Aufgabe, eine verständliche Strategie zu kommunizieren. Ein CV-Matching-Tool ersetzt nicht das Gespür von Personalverantwortlichen dafür, wie gut ein:e Bewerber:in in ein Team passt. Dennoch verringern digitale Lösungen den Verwaltungsaufwand erheblich. Sie entlasten die Personalabteilung von Aufgaben mit geringem Wert, damit sie sich auf Aufgaben mit grösserer Wirkung für das Unternehmen konzentrieren kann.

Stellen Sie Ihr individuelles HRIS zusammen – um das Budget zu beherrschen und genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens einzugehen

Auch wenn ein HRIS für ein KMU eine nicht zu vernachlässigende Investition darstellt, amortisieren sich die Anschaffungskosten im Durchschnitt innerhalb von 4 bis 6 Monaten.

Manche Unternehmen entscheiden sich für eine schrittweise Anschaffung, um ihr Budget im Griff zu behalten. In der Regel beginnen sie mit der Einführung einer Lösung für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten. Dies ist ein Prozess, der relativ einfach zu automatisieren ist und das beste Verhältnis zwischen Investition und Nutzen bietet.

Andere entscheiden sich für ein voll integriertes HRIS, das aus zusätzlichen Modulen besteht. Der Vorteil ist sowohl finanzieller als auch technischer Natur, da alle Prozesse innerhalb einer integrierten Plattform verwaltet werden.

Die Lösungen erfüllen breitere Geschäftsanforderungen, wie zum Beispiel:

  • Optimierung der Vorbereitung der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung: HR-Dossier, Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, Verfolgung von Überstunden, elektronische Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen etc.
  • Verringerung der Fluktuation und des Absentismus: Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, Verwaltung von Gesprächen und Zielen etc.
  • Harmonisierung unterschiedlicher HR-Prozesse: HR-Akte, Dokumentengenerierung, Onboarding, Verwaltung der Dienstpläne etc.

So optimieren Sie ihre Kosten und maximieren gleichzeitig die Vorteile des Tools auf die gesamte Organisation.

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Priorisieren Sie die Herausforderungen für Ihr HRIS

Um die zu automatisierenden HR-Prozesse zu identifizieren, erstellen Sie zu Beginn eine Liste der Aufgaben, die Sie am meisten Zeit kosten oder die Sie nur mit Schwierigkeiten erledigen können. Zum Beispiel:

  • Die administrative Verwaltung der Personalressourcen nimmt mehr als 30% Ihrer Zeit in Anspruch.
  • Sie stellen Fehler auf den Gehaltsabrechnungen oder den Zahlen für den bezahlten Urlaub fest.
  • Sie müssen sich (zu) oft mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister abgleichen.
  • Sie haben Schwierigkeiten, die gesetzlichen Fristen einzuhalten. 
  • Sie erhalten nach Abschluss der Beurteilungsgespräche nicht alle Tabellen zurück.
  • Ihre Manager:innen verbringen zu viel Zeit mit der Organisation von Urlaubsanträgen und der Verwaltung von Bereitschaftsdiensten.
  • Das soziale Klima verschlechtert sich.
  • Ihre Fluktuations- und Absentismusraten steigen.