Human Resources: Definition, Rollen und Herausforderungen
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«Nicht jedes Unternehmen kann bieten, was Google bietet»: Dieser Gedanke geht vermutlich vielen HR-Fachleuten durch den Kopf.
Was aber, wenn diese Annahme nicht stimmt? Laszlo Bock enthüllt in seinem Buch «Work Rules» die Hintergründe der Google-Personalabteilung (People Operations). Er ist überzeugt, dass jedes Unternehmen eine hervorragende Unternehmenskultur aufbauen kann, unabhängig von Branche und Budget. Vor allem erklärt er, wie der Erfolg eines Unternehmens zu einem grossen Teil von der Leistung und Mobilisierung seiner Personalressourcen abhängt.
Wie können Sie also das HR-Projektmanagement zu einer strategischen Säule Ihres Unternehmens machen? Und wie können Sie mit Humankapital Leistung und Produktivität erhöhen und das als Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen nutzen?
Was bedeutet Personalmanagement?
Personalmanagement (oder HRM) bezeichnet die Gesamtheit der Methoden und Massnahmen, die zur Organisation, Verwaltung und Entwicklung der Personalressourcen in einem Unternehmen eingesetzt werden.
Die grösste Herausforderung eines effektiven und effizienten Managements besteht darin, den quantitativen und qualitativen Personalbedarf mit den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Das Personalmanagement beinhaltet unter anderem die Bereiche Rekrutierung, Aus-/Weiterbildung, Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung.
Welche Rolle spielt die Personalverwaltung in einem Unternehmen?
Die Personalverwaltung lässt sich nicht auf eine einzige Rolle reduzieren. Die Herausforderungen sind gleichzeitig strategischer, sozialer und wirtschaftlicher Natur.
Die Entwicklung und der Fortbestand eines Unternehmens beruhen auf seinem Humankapital, das einen wichtigen Wettbewerbsvorteil darstellt. Die Rolle des Personalmanagements besteht darin, die Personalressourcen zugunsten der kollektiven Leistung zu mobilisieren, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Das Aufgabenspektrum des Personalmanagements lässt sich in mehrere Schlüsselaufgaben unterteilen:
Unterstützung der Unternehmensstrategie durch die Einführung einer Personalpolitik
Entwicklung des Humankapitals durch das Rekrutieren und Binden von Talenten
Optimierung von Produktivität und Effizienz
Verwaltung und Begleitung von Veränderungen
Organisation und Verwaltung der Mitarbeitenden im Alltag
Schaffung eines gesunden und positiven Arbeitsumfeldes
Welche Aufgaben hat die Personalabteilung?
Konkreter lässt sich Personalmanagement in sieben Schlüsselaufgaben unterteilen:
Eine Personalstrategie festlegen
Die Personalabteilung hat die zentrale Aufgabe, die strategischen Leitlinien der Personalpolitik in Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie festzulegen. Das Humankapital stellt dabei einen bedeutenden sozialen Faktor dar, der dem Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann.
Neue Mitarbeiter rekrutieren und integrieren
Ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements ist die Rekrutierung zukünftiger Talente. Besonders in Branchen mit angespannten Marktbedingungen liegt der Fokus darauf, strategische Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Die Personalabteilung übernimmt dabei die Verantwortung, die besten Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen. Das gelingt durch den Aufbau einer starken Arbeitgebermarke und die Gestaltung eines attraktiven und effizienten Rekrutierungsprozesses. Dabei spielen soziale Netzwerke und die Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses eine immer wichtigere Rolle.
Die Personalverwaltung sicherstellen
Dieser Bereich des Personalmanagements mag nicht der spannendste sein, dennoch ist er von zentraler Bedeutung. Er umfasst alle administrativen Prozesse, wie die Verwaltung von Personalakten, Abwesenheiten, Spesenabrechnungen, Arbeitszeiterfassung sowie die Erstellung von Lohnabrechnungen.
Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, da sie sensible soziale und gesetzliche Daten betreffen. Zudem sorgen sie dafür, dass arbeitsrechtliche Vorgaben eingehalten und die Lohnkosten effektiv verwaltet werden.
Kompetenzen entwickeln und Teams schulen
HR-Entwicklungsprojekte konzentrieren sich häufig auf die Implementierung der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung (Employment and Competency Planning, ECP) sowie die Erstellung eines Plans zur Kompetenzentwicklung.
Die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem Unternehmen Arbeitsplätze, Personal und erforderliche Kompetenzen kurz- bis mittelfristig an die strategischen Unternehmensziele anpassen können. Sie unterstützt die Karriereplanung der Mitarbeitenden, begleitet interne Entwicklungsprozesse und potenzielle Umschulungen und dient zudem der Gestaltung individueller Weiterbildungsprogramme.
Die Leistung der Mitarbeiter bewerten
Die Bewertung individueller Leistung spielt eine zentrale Rolle im Personalmanagement. Sie erfolgt üblicherweise in Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und der Personalabteilung und dient dazu, die Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihre Karriere innerhalb des Unternehmens zu gestalten.
Die Leistungsbeurteilung wird häufig im Rahmen jährlicher Feedbackgespräche durchgeführt und kann dabei auf verschiedene Methoden zurückgreifen, wie etwa 360°-Feedbacks oder Selbsteinschätzungsfragebögen.
Die Löhne der Mitarbeiter festlegen und verwalten
Die Personalabteilung trägt die Verantwortung für die Entwicklung, Umsetzung und Fairness der Lohnpolitik. Diese stellt ein wichtiges Instrument dar, um sowohl das individuelle als auch das kollektive Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Eine effektive Vergütungspolitik kombiniert feste und variable Lohnbestandteile mit attraktiven Sozialleistungen, die im Rahmen der finanziellen Stabilität des Unternehmens liegen müssen.
Da die Lohnkosten einen der grössten Ausgabeposten eines Unternehmens darstellen, können gezielte Zusatzvergütungen strategisch eingesetzt werden, um die Motivation, Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden nachhaltig zu steigern.
Gute Arbeitsbedingungen schaffen
Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Über die Vermeidung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten hinaus wird von Personalabteilungen erwartet, dass sie sich um das Wohlbefinden am Arbeitsplatz kümmern.
Die Personalabteilung ist für das Management von psychosozialen Risiken und die Verbesserung der Arbeitsbedingungen zuständig. Sie ist für die Qualität des Arbeitslebens und die Entfaltung aller Mitarbeitenden verantwortlich, indem sie ein positives Arbeitsumfeld schafft.
Die Herausforderungen ändern sich mit den Erwartungen der Mitarbeitenden und den Bedürfnissen des Unternehmens. Im Allgemeinen drehen sich die Themen um ein Hauptziel: die Personalverwaltung mit den Anforderungen der Unternehmenstätigkeit in Einklang zu bringen.
Personalbeschaffung: Kompetenzen mit Bedürfnissen verbinden
Personalbeschaffung umfasst weit mehr als die reine Gewinnung von Talenten. Im Mittelpunkt steht ein gezielter Rekrutierungsprozess, der darauf abzielt, die am besten geeigneten Kandidat:innen mit den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Position zusammenzubringen.
Dieser präzise Ansatz stellt sicher, dass die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Qualifikationen der Mitarbeitenden ideal übereinstimmen. Auf diese Weise werden sowohl optimale Leistungen gefördert als auch langfristiges Wachstum unterstützt.
Kompetenzentwicklung: Lernkultur fördern
Die Personalabteilungen sind verantwortlich für die Entwicklung und Implementierung massgeschneiderter Lernprogramme, die den Mitarbeitenden helfen, ihre bestehenden Fähigkeiten zu vertiefen und neue zu erlernen.
Das Humankapital stellt einen wichtigen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen dar. Durch Investitionen in die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden fördern Unternehmen deren Agilität, steigern ihre Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Marktbedingungen und stellen sicher, dass sie für zukünftige Herausforderungen gut gerüstet sind.
CSR: Vielfalt und Inklusion fördern
Indem sie Vielfalt und Inklusion in allen Bereichen des Unternehmens verankern, stärken Unternehmen ihren Ruf und ziehen vielfältige Talente an.
CSR (Corporate Social Responsibility) ist zu einem zentralen Pfeiler von HR-Strategien geworden und legt den Schwerpunkt auf die Förderung einer inklusiven Kultur, die ein Arbeitsumfeld begünstigt, in dem sich alle wertgeschätzt und respektiert fühlen.
Unternehmenskultur: unverwechselbare und starke Arbeitgebermarke
Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke sind entscheidende Differenzierungsmerkmale auf einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt. Eine ausgeprägte Unternehmenskultur, die die Werte und Ziele des Unternehmens widerspiegelt, fördert das Engagement der Mitarbeitenden und zieht Bewerber:innen an, die diese Werte teilen.
Wohlbefinden am Arbeitsplatz: Gesundheit und Zufriedenheit priorisieren
Personalabteilungen können die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeitenden unterstützen, indem sie Initiativen und Programme implementieren, die ein gesundes und erfüllendes Arbeitsumfeld fördern. Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern die Produktivität, die Arbeitszufriedenheit und die Bindung ans Unternehmen.
Talentbindung: Engagement wecken und Bindung erhöhen
Durch die Entwicklung effektiver Bindungsstrategien fördern Unternehmen die Zufriedenheit und das Engagement ihrer Mitarbeitenden und senken so die Fluktuationsrate.
Anerkennungsprogramme, Entwicklungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld sind Massnahmen, um wertvolle Talente an das Unternehmen zu binden.
Wie lässt sich das Personalmanagement verbessern?
Personalabteilungen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und dadurch fundierte Entscheidungen zu treffen.
Führen Sie Kennzahlen und Dashboards ein
Der Einsatz von Leistungsindikatoren und Dashboards ermöglicht eine präzise Überwachung der HR-Kennzahlen (KPIs), wie etwa der Fluktuationsrate, der Rekrutierungszeiten oder der Mitarbeitendenzufriedenheit. Diese Tools liefern wichtige Daten, die helfen, die Effizienz der HR-Prozesse zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
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Lagern Sie Aufgaben aus
Die Auslagerung bestimmter HR-Aufgaben kann für Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder solche ohne ausreichende interne Ressourcen, vorteilhaft sein.
Durch die Beauftragung externer Dienstleister:innen für Aufgaben wie Lohnbuchhaltung, Rekrutierung oder Weiterbildung können Unternehmen von spezialisiertem Fachwissen und Ressourcen profitieren, während sie gleichzeitig Kosten und administrativen Aufwand reduzieren. Outsourcing bietet zudem eine hohe Flexibilität und stärkt die verfügbare Arbeitskraft, ohne die Fixkosten des Unternehmens zu erhöhen.
Automatisieren Sie Prozesse
Die Automatisierung von HR-Prozessen bringt zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Produktivität. Durch den Einsatz automatisierter Systeme, etwa für die Lohnabrechnung oder die Personalbeschaffung, können Personalabteilungen zeitintensive Verwaltungsaufgaben minimieren und sich verstärkt auf wertschöpfende Tätigkeiten wie die Talentbindung oder die Förderung einer hohen Mitarbeitendenzufriedenheit konzentrieren.
Nutzen Sie eine umfassende HR-Software
Der Einsatz einer umfassenden HR-Software trägt zur Verbesserung des Personalmanagements bei. Integrierte Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die von der Rekrutierung über die Leistungsüberwachung bis hin zur Verwaltung von Arbeitszeit und Schulungen reichen.
Durch die Zentralisierung aller HR-Prozesse auf einer einzigen Plattform können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Effizienz steigern und eine bessere Mitarbeitendenerfahrung bieten.
Spezielle Softwarelösungen, wie etwa ATS (Applicant Tracking System), steuern den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Erstellung der Stellenbeschreibung bis zum Onboarding. Payroll-Software ermöglicht es, die Löhne der Mitarbeitenden zu verwalten, von der Erfassung variabler Lohnbestandteile bis hin zur Erstellung der Lohnabrechnungen.
Einige HR-Softwares bieten flexibel anpassbare Module, die sich nahtlos integrieren lassen, und bieten so eine All-in-one-Lösung für Unternehmen, die möglichst viele HR-Prozesse automatisieren möchten.
Durch die Kombination von Leistungsindikatoren, Prozessautomatisierung und einer umfassenden HR-Software können Unternehmen ihr Personalmanagement optimieren, ihre Fähigkeit stärken, Talente zu gewinnen, weiterzuentwickeln und zu binden, und gleichzeitig zum Wachstum und Erfolg des gesamten Unternehmens beitragen.
Sparen Sie Zeit beim HR-Management
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