8 wichtige HR-KPIs für die Leistungssteigerung Ihres Unternehmens
KPIs sind nicht nur ein Instrument für Finanzmanager:innen. Der Aufbau einer Personalstrategie beinhaltet auch die Überwachung von HR-KPIs, um die Wirksamkeit der umgesetzten Massnahmen zu bewerten und zukünftige Massnahmen zu steuern. Welche KPIs sind am relevantesten? Wie werden sie berechnet und ausgewertet? Wir geben einen Überblick.
Die Bedeutung von Kennzahlen für die Messung der HR-Leistung
Für die Begleitung von Teamentwicklungen, die Steuerung von Entscheidungsprozessen oder die Bereitstellung von Kennzahlen für die Geschäftsleitung ist es vorteilhaft, relevante KPIs zu überwachen. Das sind die Vorteile:
- HR-Massnahmen lassen sich leichter steuern, wenn man einen objektiven Überblick über das Talentmanagement und das Engagement der Mitarbeitenden im Unternehmen hat.
- Dank gesammelter HR-Daten können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die auf Fakten basieren und klar begründet sind.
- Die Verwaltung des HR-Budgets lässt sich optimieren, indem Verbesserungspotenziale erkannt und die Auswirkungen von Änderungen in der Personalpolitik analysiert werden.
- Mit einer fundierten Datenbasis können Sie sich gegenüber der Geschäftsleitung sicher positionieren und Ihr Thema sowie Ihre HR-Daten souverän präsentieren.
Überwachen Sie diese KPIs, um Ihre HR-Strategie zu verfolgen
Es ist wenig sinnvoll, eine Vielzahl von KPIs zu verfolgen. Wählen Sie stattdessen, je nach den Prioritäten des Unternehmens, zwischen 5 und 10 Kennzahlen aus, die beispielsweise die Rekrutierung, Mitarbeitendenbindung und das Engagement überwachen.
KPIs im Zusammenhang mit der Rekrutierung
1. Kündigungsrate in der Probezeit
Hier werden, unabhängig vom Grund, alle Verträge berücksichtigt, die während der Probezeit aufgelöst werden. Eine hohe Kündigungsrate stellt die Effektivität Ihres Rekrutierungsverfahrens oder die Qualität Ihres Onboarding-Prozesses infrage. Werden die richtigen Bewerber:innen angezogen und können sie sich in das Unternehmen hineinversetzen?
Berechnung der Kündigungsrate: Gesamtzahl der während der Probezeit im Jahr N aufgelösten Verträge geteilt durch die durchschnittliche Mitarbeitendenzahl im Jahr N mal 100
Zur Einordnung: Auf nationaler Ebene, alle Sektoren zusammengenommen, beträgt die Kündigungsrate während der Probezeit 19 Prozent, wobei das Hotel- und Gastgewerbe eine Kündigungsrate während der Probezeit von 30 Prozent aufweist. 39 Prozent dieser Kündigungen erfolgen auf Initiative des Unternehmens, 61 Prozent auf Wunsch der Arbeitnehmer:innen. Zu den am häufigsten genannten Gründen gehört die Enttäuschung über die Realität der Stelle und der Aufgaben.
2. Durchschnittliche Dauer bis zur Einstellung
Dieser KPI misst die Anzahl der Tage, die zwischen der Veröffentlichung des Stellenangebots und der tatsächlichen Einstellung vergehen. Er gibt Aufschluss darüber, wie attraktiv Ihr Unternehmen mit seinen Vorteilen und Vergünstigungen ist. Eine zu lange Einstellungsdauer kann darauf hinweisen, dass das Stellenangebot potenzielle Bewerber:innen abschreckt oder das Unternehmensimage gefährdet ist.
Weitere KPIs, die Sie zur Optimierung des Rekrutierungsprozesses verfolgen können:
- die Kosten der Personalbeschaffung: interne Kosten (Löhne Rekrutierungsteam, Zeitaufwand) und externe Kosten (ATS-Software, Publikation Stellenangebot)
- die Überlebensrate nach 6 Monaten: Verhältnis zwischen der Anzahl Personen, die 6 Monate nach der Rekrutierung weiterhin angestellt sind, und der Anzahl Rekrutierungen im Laufe des Jahres
- die Zufriedenheit im Zusammenhang mit der Rekrutierung und dem Onboarding
KPIs zur Messung des Mitarbeiterengagements
3. Fluktuationsrate
Anhand dieses Indikators lässt sich feststellen, ob das Unternehmen in der Lage ist, seine Mitarbeitenden an sich zu binden. Die berufliche Mobilität beschreibt, wie oft Menschen ihren Arbeitsplatz wechseln oder ihren Arbeitsmarktstatus ändern. In der Schweiz haben 2022 insgesamt 20,4 Prozent der erwerbstätigen Personen innerhalb eines Jahres ihren Arbeitsplatz verlassen. Davon wechselten 14,7 Prozent ihren Job, während 5,7 Prozent entweder ihre Arbeit verloren oder den Arbeitsmarkt verliessen.
Bei einer hohen Fluktuationsrate gilt es, die Gründe zu ermitteln, die Mitarbeitende dazu veranlassen, das Unternehmen zu verlassen, beispielsweise mangelnde Flexibilität oder fehlende Entwicklungsperspektiven, um danach geeignete Massnahmen zu ergreifen.
Berechnung der Fluktuationsrate: Anzahl Mitarbeitende, die das Unternehmen im Laufe des Jahres verlassen haben, geteilt durch die Gesamtzahl der Mitarbeitenden zu Beginn des Jahres mal 100
4. Absenzenrate
Die Absenzenrate in Unternehmen nimmt laufend zu. Es handelt sich also um einen Indikator, den es genau zu beobachten gilt, zumal er eng mit dem Engagement der Mitarbeitenden verbunden ist.
Die Absenzenrate in Unternehmen kann aus verschiedenen Gründen steigen, darunter psychische Gesundheitsprobleme wie Stress und Burnout, hohe Arbeitsbelastung, schlechte Arbeitsbedingungen sowie ein schlechtes Betriebsklima. Diese Faktoren wirken oft zusammen und beeinflussen die Absenzenrate negativ.
Berechnung der Absenzenrate: Anzahl Fehltage geteilt durch Anzahl Arbeitstage mal 100
Gemäss der Handelszeitung betrug 2022 der durchschnittliche Ausfall von Vollzeitarbeitnehmenden in der Schweiz aufgrund von Krankheit oder Unfall 9,3 Tage – fast zwei Wochen – was einen neuen Höchststand darstellt.
5. Employee Net Promoter Score (eNPS)
Der eNPS dient dazu, den Anteil jener Mitarbeitenden zu messen, die das Unternehmen anderen weiterempfehlen (in der Regel auf einer Skala von 0 bis 10). Dabei gibt es drei Kategorien: Kritiker:innen (Bewertung von 0 bis 6), Passive (7 bis 8) und Promotor:innen (über 8). Sie können Kritiker:innen direkt befragen, was ihrer Meinung nach nicht funktioniert und verbessert werden kann.
Anhand der erhaltenen Antworten können Sie den eNPS berechnen:
Anzahl Befürworter:innen minus Anzahl Kritiker:innen geteilt durch Gesamtzahl der Befragten
Ein weiterer KPI, den Sie im Auge behalten sollten, ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der Lebensqualität am Arbeitsplatz. Sie kann mit regelmässigen Umfragen ermittelt werden.
KPIs zum Thema Talent- und Karrieremanagement
6. Anteil der weitergebildeten Mitarbeitenden
Die erforderlichen Fähigkeiten, die Mitarbeitende für eine gute Leistung benötigen, verändern sich kontinuierlich. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es daher entscheidend, die Mitarbeitenden regelmässig weiterzubilden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, den Prozentsatz der Mitarbeitenden zu ermitteln, die im Laufe des Jahres mindestens eine Weiterbildung abgeschlossen haben.
Gemäss Bundesamt für Statistik belief sich die Weiterbildungsrate in der Schweiz im Jahr 2021 auf 44,8 Prozent.
Berechnung: Anzahl Mitarbeitende, die sich weitergebildet haben, geteilt durch Gesamtzahl der Mitarbeitenden mal 100
7. Rate der internen Rekrutierung
Die Bindung von Fachkräften ist auch von den Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens abhängig. Dieser Indikator zeigt den Anteil der Stellenbesetzungen, der durch interne Rekrutierung erfolgt, im Vergleich zur Gesamtzahl der Neubesetzungen.
Auf die interne berufliche Entwicklung zu setzen, um leere Stellen zu besetzen, ist eine erfolgreiche Strategie: Sie ist zwischen 20 und 50 Prozent kostengünstiger als eine externe Rekrutierung und weist eine hohe Erfolgsquote von 67 Prozent auf.
Berechnung: Anzahl interner Rekrutierungen geteilt durch Anzahl Neurekrutierungen mal 100
Weitere KPIs, die Sie überwachen können:
- die Ausbildungskosten pro Mitarbeiter:in
- die Anzahl der pro Mitarbeiter:in geleisteten Ausbildungsstunden
KPIs zur Analyse der Mitarbeiterleistung
8. Zielerreichungsgrad
Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Steuerung der individuellen Leistung. Mit diesem Indikator können Sie das Verhältnis von vollständig, teilweise und nicht erreichten Zielen berechnen und die Leistung nach Abteilung, Team oder Geschäftsbereich analysieren.
Abhängig vom Prozentsatz können Sie Massnahmen ergreifen, um die Festlegung und Bewertung von Teamzielen zu optimieren.
KPIs, die Sie zusätzlich überwachen können:
- die Aufschlüsselung und Klassifizierung von Fachkräften und High Potentials
- Prozentsatz und Betrag der verteilten Leistungsprämien
- die Anzahl Verkäufe pro Vertriebsmitarbeiter:in
- den Umsatz pro Mitarbeiter:in
Best Practice : Verwenden Sie ein HR-Dashboard, um Ihre HR-KPIs effektiv zu analysieren und ihre Entwicklung zu verfolgen. Ein HRIS spart durch integrierte Dashboards und automatische Aktualisierungen viel Zeit.
Häufig gestellte Fragen zu HR-KPIs
Was sind HR-KPIs
Key Performance Indicators (Leistungsindikatoren) ermöglichen es, die Wirksamkeit einer Massnahme, eines Projekts oder einer Kampagne zu messen. In Unternehmen ist es zunehmend üblich, KPIs zu verfolgen, und zwar unabhängig von der Abteilung: Einkauf, Verkauf, Marketing, Rechtswesen – und im Personalwesen. Als zentrales Element der Unternehmensleistung ist es für die Personalabteilung wichtig, verschiedene Indikatoren zu verfolgen und zu analysieren, um Strategien und Prozesse, beispielsweise für Rekrutierung oder Karrieremanagement, wenn nötig anzupassen.
Was macht einen guten KPI aus?
Um aussagekräftig zu sein, muss ein KPI folgende Eigenschaften aufweisen:
- Spezifisch: Ein KPI muss klar definiert sein.
- Messbar: Ist ein KPI nicht quantifizierbar, ist er schwer zu interpretieren.
- Erreichbar: Die pro KPI gesetzten Ziele müssen realistisch sein.
- Relevant: Wählen Sie relevante KPIs, die den Prioritäten Ihres Unternehmens entsprechen.
- Zeitgebunden: Ein KPI muss über einen bestimmten und angemessenen Zeitraum berechnet werden. Eine Absenzenrate, die über einen Monat berechnet wird, ist nur bedingt aussagekräftig.
Was ist ein HR-Dashboard?
Ein HR-Dashboard ist ein Analyseinstrument, das aus Leistungsindikatoren (KPIs) besteht. Es ermöglicht die zusammenfassende Verwaltung aller Indikatoren und misst die angestrebten Ziele, den Gesundheitszustand des Unternehmens und seine Leistung aus HR-Sicht.