Was bedeutet HR-Automatisierung und welchen Nutzen bringt sie?

Bei der HR-Automatisierung geht es darum, bestimmte Prozesse zu digitalisieren, damit wiederkehrende und zeitraubende Verwaltungsaufgaben von Softwarelösungen erledigt werden können. Die Digitalisierung und Automatisierung kann alle Bereiche des HR-Managements betreffen, von der Personalbeschaffung über das Weiterbildungsmanagement bis hin zur Arbeitszeitverwaltung und Lohnabrechnung.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer HR-Automatisierung und wie Sie sie in Ihre HR-Prozesse integrieren können.

Was ist HR-Automatisierung?

Bei der HR-Automatisierung geht es darum, repetitive und zeitraubende administrative HR-Aufgaben durch automatisierte Systeme zu ersetzen, die wenig oder gar kein menschliches Eingreifen erfordern. Ziel ist es, HR-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, um die Produktivität der Teams zu steigern, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – das Talent- und Kompetenzmanagement des Unternehmens zum Beispiel.

Die HR-Automatisierung wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus, denn sie erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag der HR-Teams und spart Zeit, sondern trägt häufig auch zur Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung bei.

Die Digitalisierung von Prozessen steigert die Produktivität und Effizienz der Personalabteilung, indem sie Fristen verkürzt, Fehler reduziert und die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtert. Die HR-Automatisierung kann sich auf alle Personalprozesse erstrecken, von der Personalbeschaffung über die Lohnabrechnung bis hin zum Talentmanagement. Dabei geht es darum, wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben durch automatisierte Lösungen zu ersetzen.

Warum sollten HR-Prozesse automatisiert werden?

Höhere Produktivität und mehr Zeit

Mit der Automatisierung der Personalverwaltung gewinnen Sie wertvolle Zeit, die sonst mit administrativen Aufgaben verloren gehen würde. Besonders bei der Erfassung und Ablage von Dokumenten ist Zeitersparnis ein wesentlicher Vorteil.

Die Automatisierung verhindert das wiederholte Ausfüllen derselben Formulare, das ständige Suchen nach Dokumenten und das unnötige Anfordern von Informationen, die bereits vorliegen.

Risikoverringerung

Das wiederholte Erledigen komplexer und zeitintensiver Aufgaben wie der Lohnabrechnung erhöht das Fehlerpotenzial. Die Automatisierung von HR-Prozessen wirkt wie eine Schutzbarriere gegen menschliche Fehler und Vergesslichkeit.

Vorschriften einhalten

Anbieter:innen von HR-Software halten sich an die gesetzlichen Vorgaben, um dem Arbeitsrecht sowie anderen relevanten Gesetzen vollständig zu entsprechen. Die Software wird bei gesetzlichen Änderungen automatisch aktualisiert. Die Automatisierung stellt die beste Lösung für Personalabteilungen dar, um gesetzeskonform zu bleiben, insbesondere bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen und der Erstellung von Lohnabrechnungen.

Zentralisierte Sicherung von Personendaten

Mit der Digitalisierung der Personalprozesse können alle digitalen Dateien (Formulare, Dokumente, Bescheinigungen, Unterschriften) sicher in einem digitalen Safe an einem zentralen Ort gespeichert werden. 

Die Digitalisierung bietet zahlreiche Vorteile: Sie gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, minimiert das Risiko von Dokumentenverlust und reduziert den physischen Platzbedarf für die Aufbewahrung.

Vereinfachung von Austausch und Kommunikation

Ein zentrales System für Dokumente und Personalakten erleichtert die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen. Die Mitarbeitenden selbst können selbstständig auf ihre Akten zugreifen und diese aktualisieren.

Alle Softwareprogramme bieten eine E-Signature-Option. So können wichtige Dokumente papierlos ausgefüllt, genehmigt und zurückgeschickt werden, was viel Zeit spart.

Effizientere HR-Steuerung

Mit der Automatisierung Ihrer Personalverwaltung zentralisieren Sie Ihre Daten, sodass sie in Echtzeit abrufbar sind. Dabei können Sie Ihre Dashboards und Berichte an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Analysen sind eine zentrale Funktion jeder HR-Automatisierungssoftware. Sie ermöglichen es, Ihre Daten und HR-Kennzahlen (KPIs) zu visualisieren und zu analysieren, um auf Grundlage aktueller Informationen fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Automatisierung Ihrer HR-Prozesse hilft ausserdem dabei, den Bedarf an HR-Outsourcing zu verringern.

7 Beispiele für HR-Automatisierung

Zum Einstieg finden Sie hier 7 Beispiele für Automatisierungen, die Sie integrieren können, um Ihre Prozesse zu optimieren:

Bei der Personalbeschaffung

Nicht alle Schritte im Rekrutierungsprozess lassen sich automatisieren. Dennoch können Sie die Kommunikation mit Bewerbenden vereinfachen, indem Sie Absagen, Einladungen oder die Speicherung persönlicher Daten in der Datenbank automatisieren.

Beim Onboarding

Mit spezieller Software können Sie die verschiedenen Phasen des Onboardings automatisieren. Die Personalabteilung folgt einer vordefinierten Checkliste, leitet Anweisungen per E-Mail an die Führungskräfte weiter und neue Mitarbeitende erhalten die notwendigen Dokumente, die sie online ausfüllen und unterschreiben können.

Die Automatisierung des Onboardings verbessert somit die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten zwischen der Personalabteilung, den Vorgesetzten und den neuen Mitarbeitenden.

Bei der Verwaltung

HR-Teams müssen im Laufe der Beschäftigung der Mitarbeitenden eine Vielzahl individueller Dokumente erstellen und ablegen, von Arbeitsverträgen über Bescheinigungen bis hin zu Kontoauszügen. Heute ermöglicht die Automatisierung, alle benötigten Dokumente mit wenigen Klicks zu erstellen, sobald die Software entsprechend konfiguriert ist.

Bei der Aktualisierung der Mitarbeiterdaten

Mitarbeitendenakten müssen regelmässig aktualisiert werden, wenn sich persönliche Informationen ändern, zum Beispiel ein Umzug, eine Heirat oder eine neue Telefonnummer. Die Digitalisierung und Automatisierung der Personalaktenverwaltung sorgt dafür, dass alle Dokumente stets auf dem neuesten Stand bleiben, indem Benachrichtigungen über Ablaufdaten ausgelöst werden. Einige Softwarelösungen bieten auch einen persönlichen Bereich, in dem Mitarbeitende ihre Daten selbst aktualisieren und bei Bedarf Belege hochladen können. 

Bei der Ferien- und Abwesenheitsverwaltung

Die Genehmigung von Ferienanträgen stellt für Führungskräfte oft eine nicht gut planbare und zeitaufwendige Aufgabe dar. Dank digitaler Lösungen können Mitarbeitende ihre Anträge direkt über spezialisierte Module einreichen. Die Automatisierung ermöglicht es Manager:innen, Anträge online zu bestätigen, wobei die Informationen automatisch von der Zeiterfassungssoftware verarbeitet werden. 

Bei der Spesenabrechnung

Auch bei der Spesenabrechnung kann die manuelle Bearbeitung viel Zeit kosten und für Manager:innen eine erhebliche Arbeitsbelastung darstellen. Die Automatisierung reduziert das Risiko von Fehlern und Betrug und beschleunigt den gesamten Prozess.

Bei der Berichterstattung

Nutzen Sie die HR-Automatisierung, um Dashboards zu generieren und HR-Kennzahlen in Echtzeit zu erhalten, zum Beispiel zur Altersstruktur und zum Durchschnittsalter, zur Männer- und Frauenquote, zum Personalbestand oder zur Fluktuationsrate.

Wie lassen sich HR-Prozesse automatisieren?

Sie sind von den Vorteilen einer HR-Automatisierung überzeugt, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Hier sind Tipps für den Einstieg und die Auswahl der richtigen Tools.

Definieren Sie die Prozesse, die automatisiert werden sollen

HR-Automatisierung kann in allen Bereichen des Personalwesens umgesetzt werden, doch es ist sinnvoll, die Prozesse nach Priorität zu ordnen. Die Kriterien dafür können kurzfristiger Natur sein, zum Beispiel Zeit- und Kosteneinsparungen, oder auch strategischer, etwa die Stärkung der Arbeitgebermarke oder die Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung.

Analysieren Sie den IST-Zustand

Bevor Sie umfangreiche Änderungen umsetzen, ist es wichtig, die bestehenden Prozesse, Praktiken und Tools in Ihrem Unternehmen zu überprüfen. Dieser Schritt dient dazu, die Herausforderungen Ihres Unternehmens zu identifizieren und die funktionalen sowie technischen Anforderungen zu definieren.

Definieren Sie den Umfang und die Ziele des Projekts

Bevor Sie eine Software implementieren, nehmen Sie sich Zeit, ein Lastenheft zu erstellen, das die priorisierten Anforderungen und die benötigten Funktionen für Ihr Unternehmen beschreibt. 

Ein präzises und detailliertes Lastenheft stellt sicher, dass die HRIS-Tools passend zu Ihren Bedürfnissen ausgewählt werden und Ihre Automatisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt werden können.

Vergleichen Sie die verschiedenen Lösungen

Sie werden auf dem Markt verschiedene HR-Software finden, einige bereichsspezifisch, andere umfassender. Wählen Sie ein Tool, das modular und intuitiv zu bedienen ist, Ihren Bedürfnissen und Einschränkungen entspricht und Ihren Budgetrahmen nicht überschreitet.

Wählen Sie eine passende HRIS-Lösung

Mit Lucca beschleunigen Sie die digitale Transformation Ihrer Personalabteilung, indem Sie HR-Prozesse automatisieren und so viel Zeit sparen. Die Software umfasst verschiedene Module, die spezifisch auf unterschiedliche HR-Herausforderungen eingehen, zum Beispiel Arbeitszeitmanagement, Jahresgespräche, Personalverwaltung, Onboarding und Absenzenmanagement.