Was ist HR-Outsourcing und wann lohnt es sich?

Die Personalabteilung ist eine wichtige Säule in jedem Unternehmen, unabhängig von Grösse und Branche. Effizientes Personalmanagement erfordert allerdings ein umsichtiges Unternehmen, die richtigen Humanressourcen, die passende Software und ein breites Spektrum an Kompetenzen.

Vor diesem Hintergrund haben Arbeitgeber:innen zwei Möglichkeiten: Einerseits geht es darum, möglichst viele HR-Prozesse zu automatisieren. Andererseits bietet HR-Outsourcing eine Möglichkeit, zeitaufwendige oder strategisch wichtige Aufgaben auszulagern. Doch in welchen Fällen ist HR-Outsourcing sinnvoll und welche Vorteile bringt es mit sich?

Was ist HR-Outsourcing?

HR-Outsourcing bezeichnet die Beauftragung von externen Dienstleister:innen, die teilweise oder vollständig Aufgaben der Personalverwaltung übernehmen. Dabei werden bestimmte Prozesse vorübergehend oder langfristig an eine externe Person oder Organisation delegiert. Es gibt unterschiedliche Ansätze für HR-Outsourcing:

Komplettes oder teilweises Delegieren von Prozessen

• Lohnabrechnung: Ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen übernimmt Aufgaben wie die Erhebung variabler Lohnbestandteile und die Erstellung der Abrechnungen.
• Personalbeschaffung: Eine Personalberatung unterstützt von der Kandidat:innensuche bis zur Automatisierung des Onboardings.

HR-Beratung
HR-Beratung wird meist dann in Anspruch genommen, wenn intern spezifische Kompetenzen fehlen. Unternehmen beauftragen Anwaltskanzleien oder Personalberater:innen, um externes Knowhow für zeitlich begrenzte und spezifische Projekte zu erhalten. Dabei kann es sich um folgende Dienstleistungen handeln:

• Managementbegleitung (Beispiel: Coaching von Führungskräften)
• technische Unterstützung (Beispiel: Einführung eines HRIS)
• strategische Beratung (Beispiel: Erstellen einer Diagnose und eines Massnahmenplans)

Teilzeitlösung
Bei diesem Ansatz werden HR-Spezialist:innen für einige Tage pro Woche oder Monat engagiert, um die internen HR-Teams zu entlasten. Dieser flexible Ansatz ermöglicht den Zugang zu professionellen Kompetenzen ohne eine feste Anstellung.

Wann lohnt sich HR-Outsourcing?

Welche Vorteile bietet HR-Outsourcing?

Kostensenkung

Die Personalabteilung gehört häufig zu den grössten Kostenfaktoren eines Unternehmens. Durch die Auslagerung bestimmter Aufgaben können die Lohnkosten reduziert und die Gemeinkosten besser kontrolliert werden. Fixkosten werden minimiert und insbesondere Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung können an spezialisierte Dienstleister:innen abgegeben werden, wodurch die Kosten planbar bleiben.

Erhöhte Flexibilität

Der Bedarf an Humanressourcen verändert sich mit dem Wachstum und den Herausforderungen eines Unternehmens. Outsourcing schafft die notwendige Flexibilität, um schnell auf diese Veränderungen zu reagieren. Unternehmen können so gezielt Expert:innen für spezifische Projekte engagieren oder Teams mit temporären Arbeitskräften verstärken.

Fehlerminimierung

Fehler, beispielsweise bei der Mitarbeitendenauswahl oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, können erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Externe Dienstleister:innen wie Wirtschaftsprüferinnen oder Rechtsanwälte bringen Fachwissen und einen objektiven Blick mit, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Dadurch wird die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und eine fehlerfreie Personalverwaltung sichergestellt.

Fokus auf das Kerngeschäft

HR-Outsourcing entlastet interne Ressourcen, sodass sich Führungskräfte und HR-Teams auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren können. Zeitintensive Verwaltungsaufgaben werden ausgelagert, wodurch mehr Kapazitäten für Projekte wie Talentmanagement, Arbeitgebermarkenentwicklung oder die Förderung der Arbeitsqualität (QVCT) frei werden.

Zugang zu Expert:innenwissen

Durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen erhalten Unternehmen Zugang zu spezialisiertem Fachwissen, modernen Tools und Best Practices. Gleichzeitig profitieren sie von einem objektiven Blick, der dabei hilft, Schwachstellen zu identifizieren, Verbesserungsvorschläge zu entwickeln und Massnahmen umzusetzen.

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Um festzustellen, welche Aufgaben Sie auslagern können, bieten folgende Punkte eine hilfreiche Orientierung:

• komplex: Aufgaben, die spezielles Fachwissen oder technische Fähigkeiten erfordern
• zeitaufwendig: Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen
• kritisch: Prozesse, bei denen Fehler ein hohes Risiko darstellen
• eingeschränkt: Aufgaben, die sich auf ein bestimmtes Projekt oder eine spezifische Aufgabe beschränken

Häufig werden administrative, zeitintensive und sich wiederholende Aufgaben ausgelagert, die als wenig wertschöpfend gelten, wie etwa Lohnabrechnung, Personalverwaltung, Rekrutierung oder Berufsausbildung.

Gleichzeitig setzen Unternehmen Outsourcing auch bei strategischen und technischen HR-Projekten ein, zum Beispiel bei der Entwicklung von Kompetenz- und Einsatzplänen, der Implementierung von HR-Software oder der Organisation von Betriebsratswahlen.

Worauf sollten Sie vor dem Outsourcing achten?

Die Grenzen von HR-Outsourcing

Nicht alle HR-Aufgaben lassen sich problemlos an externe Dienstleister:innen übertragen. Strategische Bereiche des Personalmanagements, beispielsweise die Steuerung von Personalressourcen, die Lohn- und Sozialleistungspolitik, jährliche Mitarbeitendengespräche oder Kompetenzentwicklungspläne, bleiben Kernaufgaben des Unternehmens.

Es ist die Verantwortung der Unternehmensleitung, die Kontrolle über die HR-Strategie, die Unternehmenskultur und das Teammanagement zu behalten. Dabei können externe Berater:innen jedoch unterstützend zur Seite stehen.

Auch Aufgaben, die den sozialen Dialog betreffen, liegen in der Verantwortung des Unternehmens. Externe Dienstleister:innen können hierbei entlasten, indem sie beispielsweise Protokolle und Sitzungsberichte erstellen.

Ein wesentlicher Punkt beim Outsourcing besteht darin, sicherzustellen, dass die Beziehung zu den Mitarbeitenden nicht leidet. Ein vollständiger Rückzug aus dem Personalmanagement könnte die Unternehmenskultur gefährden und den Zusammenhalt im Team schwächen.

Was kostet HR-Outsourcing?

Die Kosten für HR-Outsourcing variieren je nach Art der ausgelagerten Aufgaben, der beauftragten Dienstleister:innen und der Dauer des Projekts. Faktoren wie die Art der Leistung, die Komplexität des Auftrags und die Laufzeit spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Strategische Beratungen oder technisch anspruchsvolle Dienstleistungen sind in der Regel mit höheren Kosten verbunden. Bei längerfristigem Outsourcing über mehrere Monate oder der Bündelung mehrerer Aufgaben bei einem Anbieter können oft Pauschalpreise vereinbart werden, die Kostenvorteile bieten.