Was sind Personalprozesse und wie führen Sie sie ein?

Die Einführung effektiver HR-Prozesse ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um das Talentmanagement zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Ob es um die Rekrutierung von Mitarbeitenden, deren Onboarding oder die Steuerung ihrer Karriere geht – diese Prozesse umfassen alle Aktivitäten und Massnahmen, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung erforderlich sind. Sie sind somit Teil der Personalstrategie des Unternehmens. In diesem Artikel erklärt Ihnen Lucca, was ein HR-Prozess ist, welchen Nutzen er hat und wie man ihn einführt.

Was ist ein Personalprozess?

Personalprozess: Definition

Ein Personalprozess umfasst eine Reihe klar strukturierter und wiederholbarer Schritte, die darauf abzielen, die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden effizient zu gestalten.

Diese Prozesse decken den gesamten Mitarbeitendenlebenszyklus ab – von der Einstellung und Einarbeitung über die berufliche Entwicklung und Leistungsbewertung bis hin zum Austritt aus dem Unternehmen.

Jeder Schritt ist so konzipiert, dass er messbar und flexibel anpassbar ist, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden gerecht zu werden. Dadurch trägt die Personalabteilung aktiv dazu bei, die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Wozu dient ein HR-Prozess?

Der Hauptzweck eines Personalprozesses ist die Maximierung der organisatorischen Effizienz des Unternehmens durch eine optimierte Mitarbeitendenverwaltung.

Diese Prozesse erleichtern die Erledigung wichtiger Aufgaben, beispielsweise:

• geeignete Mitarbeitende anziehen und halten
• die Fähigkeiten der Mitarbeitenden entwickeln, damit sie wettbewerbsfähig bleiben
• ihre Leistung bewerten und verbessern
• sicherstellen, dass alle Anstellungsbedingungen den geltenden Vorschriften entsprechen

HR-Prozesse zielen darauf ab, die Personalstrategie mit der Gesamtstrategie des Unternehmens zu verknüpfen. Dabei fördern sie die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden und reduzieren rechtliche Risiken und betriebliche Ineffizienzen.

Tipp: Nutzen Sie Beispiele für Personalstrategien als Inspiration, um Ihre eigene Strategie zu entwickeln.

Was sind die verschiedenen Personalprozesse?

Personalprozesse sind in alle wesentlichen Phasen des Geschäftslebens eingebunden, beginnend mit der Einstellung von neuen Mitarbeitenden bis hin zu ihrem Austritt aus dem Unternehmen. Jeder dieser Prozesse unterstützt eine effizientere Mitarbeitendenführung und fördert die Unternehmensentwicklung.

Sie betreffen unter anderem:

• die Rekrutierung
• das Onboarding
• die Karrieresteuerung
• die Lohnentwicklung
• den Austritt

Rekrutierung

Der Personalbeschaffungsprozess umfasst die Ermittlung des Qualifikationsbedarfs des Unternehmens und die Entwicklung von Strategien zur Rekrutierung geeigneter Bewerbenden. Zu diesem Prozess gehören insbesondere:

• das Veröffentlichen von Stellenanzeigen
• die Sichtung von Lebensläufen
• das Führen von Vorstellungsgesprächen 
• die Bewertung der Kandidat:innen durch Tests und Gespräche

Dieser Prozess ist von zentraler Bedeutung, da er die Qualität des zukünftigen Humankapitals beeinflusst. Eine wesentliche Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, Bewerbende auszuwählen, die nicht nur die erforderlichen Qualifikationen mitbringen, sondern auch zur Unternehmenskultur und zu den Unternehmenswerten passen.

Gut zu wissen: Der Einsatz von Recruiting-Software, die in HRIS integriert ist, ermöglicht die Automatisierung der Erfassung und Analyse von Bewerbungsdaten.

Onboarding

Das Onboarding bezeichnet den Prozess, in dem neue Mitarbeitende in das Unternehmen integriert werden. Es umfasst erste Schulungen zu Unternehmenstools, -richtlinien und -prozessen sowie die Einführung in die relevanten Teams.

Ein effektives Onboarding, unterstützt durch Lern- und Lohnabrechnungssoftware, sorgt für einen reibungslosen Einstieg und kann die langfristige Bindung von Talenten erheblich steigern. Ziel ist es, die neuen Mitarbeitenden von Anfang an produktiv und motiviert in ihren Aufgabenbereich einzuführen.

Karrieresteuerung

Die Karrieresteuerung umfasst sämtliche Massnahmen, die ergriffen werden, um Mitarbeitende bei der Weiterentwicklung ihrer Karriere im Unternehmen zu unterstützen.

Sie umfasst:

• die Karriereplanung
• das Erarbeiten von Weiterbildungsprogrammen
• die regelmässige Bewertung von Kompetenzen und Leistungen

Dieser Personalprozess verfolgt den Zweck, die Ziele der Mitarbeitenden mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen und gleichzeitig ein effizientes Talentmanagement durch die Nutzung der von der HRIS-Software erfassten Daten zu gewährleisten.

Austrittsmanagement

Der Austrittsmanagement-Prozess beschäftigt sich mit Mitarbeitenden, die das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlassen. Dazu gehören:

• Austrittsgespräche
• die Abwicklung der finalen Zahlungen
• die Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Dieser Prozess ist von grosser Bedeutung, um den Mitarbeitendenzyklus im Unternehmen respektvoll und professionell zu beenden.

Lohnentwicklung

Der Lohnentwicklungsprozess besteht darin, die Löhne der Mitarbeitenden zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, und zwar Bezug nehmend auf:

• ihre Leistung
• die Marktbedingungen
• die Unternehmenspolitik

Dieser Prozess stellt sicher, dass die Lohnstruktur wettbewerbsfähig und fair bleibt. Ziel ist es, die Mitarbeitenden zu motivieren und ihre Leistungen mit den strategischen Zielen des Unternehmens abzustimmen.

Gut zu wissen: Lohnabrechnungssoftware, die in HRIS integriert ist, ermöglicht eine genauere Verwaltung der Löhne und trägt somit wesentlich zur Vereinfachung dieses Prozesses bei.

Wie wird ein Personalprozess etabliert?

Um einen effizienten und gut strukturierten HR-Prozess zu etablieren, sind mehrere Schritte erforderlich. Es gilt folgende Aufgaben zu erledigen:

• eine Bestandsaufnahme der HR-Aktivitäten vornehmen
• den HR-Prozess visualisieren
• den neuen Prozess kommunizieren
• den Personalprozess automatisieren

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

Um einen HR-Prozess in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sollten Sie zunächst eine Überprüfung Ihrer aktuellen Prozesse vornehmen. Das beinhaltet eine umfassende Bestandsaufnahme aller HR-Aktivitäten, zum Beispiel:

• Personalbeschaffung
• Weiterbildungsmanagement
• Leistungsbeurteilung
• Lohnwesen
• Zufriedenheit am Arbeitsplatz

Überprüfen Sie die Effizienz jedes Prozesses. Ermitteln Sie Redundanzen und Mängel und notieren Sie, wo Mitarbeitende oder Manager:innen auf Schwierigkeiten gestossen sind. Befragen Sie auch Interessengruppen, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen an die Personalabteilung einzubeziehen.

Diese Analyse unterstützt Sie dabei, Ineffizienzen aufzudecken und präzise Empfehlungen für die Überarbeitung bestehender Prozesse oder die Einführung neuer Personalprozesse zu formulieren.

Visualisieren Sie den Personalprozess

Nachdem Sie die aktuellen Prozesse identifiziert und bewertet haben, können Sie sie visualisieren. Sie können beispielsweise ein Flussdiagramm verwenden, um alle Schritte des jeweiligen HR-Prozesses abzubilden.

Die Visualisierung hilft, die Rollen aller Beteiligten zu klären, Prozesse zu vereinfachen und Engpässe zu identifizieren. Sie ist auch wirksam, um Verfahren zu standardisieren und ein einheitliches Verständnis des Prozesses im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Gut zu wissen: Diese Visualisierung kann mit Vertreter:innen mehrerer Abteilungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Prozess verschiedene Perspektiven und Anforderungen im Unternehmen berücksichtigt.

Kommunizieren Sie den Personalprozess

Die effektive Kommunikation eines neuen HR-Prozesses ist entscheidend für seinen zukünftigen Erfolg. Sie können:

• Kommunikationsmaterialien anbieten, zum Beispiel Leitfäden, FAQ oder Handbücher,
• Informationsveranstaltungen für alle betroffenen Mitarbeitenden organisieren

Alle Mitarbeitenden sollten den HR-Prozess nachvollziehen können, wissen, welche Rolle sie darin spielen und wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens beiträgt.

Die Personalabteilung kann zudem das Feedback der Mitarbeitenden einholen, um die Prozesse kontinuierlich zu optimieren und ihre Akzeptanz innerhalb des Unternehmens zu steigern.

Automatisieren Sie den Personalprozess

Schliesslich können Sie Personalprozesse automatisieren, um die Effizienz Ihres Personalmanagements zu steigern.

Die Automatisierung sollte darauf abzielen, Fehler zu reduzieren, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in Ihrem Unternehmen zu verbessern und Zeit freizusetzen, damit sich die Personalabteilung auf Aufgaben mit grösserem Mehrwert konzentrieren kann, zum Beispiel die strategische Entwicklung der Mitarbeitenden und die Verbesserung des Arbeitsumfelds.

Auf diese Weise können Sie Software im Personalmanagement einsetzen, um wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben zu automatisieren, zum Beispiel:

• die Verwaltung von Bewerbungen
• die Verwaltung von Ferien und Abwesenheiten
• die Planung von Leistungsbeurteilungen

Gut zu wissen: Achten Sie darauf, Tools auszuwählen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen und skalierbar sind, um den zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Wie Sie sehen, spielen Personalprozesse eine wesentliche Rolle bei der effektiven Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden. Durch einen strukturierten Ansatz zur Implementierung und kontinuierlichen Verbesserung Ihrer HR-Prozesse können Sie nicht nur die betriebliche Effizienz steigern, sondern auch ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich Ihre Mitarbeitenden wohlfühlen und produktiv arbeiten.