Welche Projektmanagement-Methoden eignen sich für die Personalabteilung?
Jedes Jahr ändern sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der Bewerber:innen. Um weiterhin die passenden Fachkräfte anzuziehen und an das Unternehmen zu binden, müssen HR-Abteilungen innovativ sein und sich den neuen Erwartungen anpassen.
Die Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung, die Digitalisierung von Prozessen oder die Einführung einer hybriden Arbeitsumgebung sind Herausforderungen, denen sich HR-Manager:innen stellen müssen.
Wir bieten Ihnen eine Methode in sechs Schritten, um das HR-Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.
Was versteht man unter HR-Projektmanagement?
Definition von HR-Projektmanagement
Das HR-Projektmanagement umfasst alle Massnahmen im Zusammenhang mit der Strategie zur Entwicklung der Personalressourcen. Es beschränkt sich nicht auf die Lösung punktueller Probleme, sondern ist Teil einer langfristigen Planung. Es handelt sich um einen strategischen und operativen Ansatz zur Verwaltung der Kompetenzen und Talente eines Unternehmens.
Das bedeutet, dass das HR-Projektmanagement darauf abzielt, die Unternehmensstrategie durch konkrete Massnahmen zu unterstützen. Es ist ein wichtiges Werkzeug für Erfolg und Leistung, das die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt des Gesamterfolgs des Unternehmens stellt.
Wer steuert HR-Projekte?
Personalverantwortliche sind für HR-Projekte zuständig, aber nicht in jedem Fall an der Umsetzung beteiligt. Je nachdem, welcher HR-Bereich betroffen ist, können sie die Projektverantwortung an ein anderes Team oder andere Mitarbeitende delegieren.
Beispiele für Projekte:
- Entwicklung der Arbeitgebermarke → an die Leitung der Personalbeschaffung und des Talentmanagements (Head of People) übertragen
- Einführung eines HRIS → an die Leitung der IT-Abteilung übertragen
Personalabteilungen leiten HR-Projekte, können aber auch multidisziplinäre Projektteams bilden. Abhängig von den bevorstehenden Herausforderungen kann auch die Geschäftsleitung das Projekt leiten.
6 Schritte zum erfolgreichen Management von HR-Projekten
Um effizient zu sein, muss jede Projektleitung einer strukturierten Methode folgen. Das Management eines HR-Projekts bildet keine Ausnahme. Hier finden Sie eine Methode in sechs Schritten, um das Projekt von der Definition bis zur Bewertung kontinuierlich weiterzuführen.
Definieren Sie den Umfang des Projekts
Bevor Sie über die Massnahmen nachdenken, die Sie umsetzen möchten, sollten Sie Ziele und erwartete Ergebnisse festlegen.
Der erste Schritt besteht darin, Ihre Ziele zu definieren. Orientieren Sie sich dafür an der SMART-Methode. Ein Ziel muss spezifisch, messbar (über Ergebnisindikatoren), erreichbar (durch Einhaltung eines Massnahmenplans), realistisch (mit den richtigen Ressourcen) und zeitgebunden (durch Festlegen einer Frist) sein.
Der Projektbeschrieb beinhaltet auch die Festlegung der Projektleitenden, der Projektbeteiligten und der betroffenen Teams innerhalb des Unternehmens.
Ermitteln Sie die erforderlichen Ressourcen
Sobald Ihr HR-Projekt klar definiert ist und bevor Sie mit der Umsetzung Ihrer Massnahmen beginnen, müssen Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen verschaffen.
Machen Sie eine genaue Bestandsaufnahme jener Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und die für den Erfolg des Projekts notwendig sind. Folgende Ressourcen sind zu berücksichtigen:
- materielle Ressourcen
- finanzielle Ressourcen
- personelle Ressourcen
Welche Kompetenzen benötigen Sie und über welche verfügen Sie bereits? Müssen Sie mit Schulungsbedarf, Neueinstellungen und punktuellen Verstärkungen an Arbeitskräften oder Fachwissen rechnen?
Erstellen Sie einen Zeitplan für die zu mobilisierenden Personalressourcen, um die Fristen einzuhalten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Mitarbeitende aus anderen Abteilungen beiziehen.
Erstellen Sie ein Budget
Der nächste Schritt besteht darin, die Projektkosten zu berechnen. Die Umsetzung bestimmter Massnahmen wird zwangsläufig direkte oder indirekte Kosten verursachen, die es zu bewerten und zu antizipieren gilt.
Wenn Ihr HR-Projekt für das Unternehmen mit erheblichen Kosten verbunden ist, können Sie auch den Return on Investment abschätzen, indem Sie eine Schätzung der erzielten Einsparungen oder der generierten Einnahmen vornehmen.
Erstellen Sie einen Zeitplan
Nach Abschluss dieser vorbereitenden Schritte erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für Ihr Projekt, in dem Sie insbesondere Folgendes definieren:
- das Startdatum des Projekts und das gewünschte Enddatum
- die Hauptphasen des Projekts (mit Zwischenzielen)
- die erwarteten Ergebnisse für jeden dieser Schritte
Für jeden Schritt können Sie alle durchzuführenden Massnahmen und die Mitarbeitenden, die für die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind, aufführen. Sie können die Massnahmen nach Priorität und Fertigstellungstermin auflisten, um einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.
Leiten Sie das Projekt
Planen Sie Follow-up-Sitzungen, um einen reibungslosen Ablauf und vor allem die Einhaltung der Fristen und der gesetzten Ziele zu gewährleisten.
Ein Projekt bedeutet immer eine Veränderung von internen Prozessen. Für Projektleitende ist es deshalb wichtig, die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden zu beobachten und den Widerstand gegen Veränderungen einzuschätzen. Eine transparente Kommunikation während des gesamten Projekts trägt zum Erfolg bei.
Analysieren Sie die Ergebnisse
Konzentrieren Sie sich auf die Ziele, die Sie ursprünglich gesetzt haben, um das Projektresultat zu analysieren. Haben Sie die angestrebten Ergebnisse erzielt?
Wenn nicht: Auf welche Hindernisse sind Sie gestossen? Mit welchen haben Sie nicht gerechnet? Und schliesslich: Haben Sie das Budget und die Fristen eingehalten?
Welche Tools unterstützen Sie bei der Durchführung eines HR-Projekts?
Natürlich können Sie ein HR-Projekt mit einfachen Tools wie Word, Excel und E-Mail-Kommunikation durchführen.
Dennoch sind HR-Softwareprogramme für die effiziente Steuerung der Personalressourcen unumgänglich. Sie ermöglichen es, alle HR-Daten zu zentralisieren. Die Projektbeteiligten haben an einem Ort Zugang zu allen Dokumenten, Berichten und Informationen. Die Digitalisierung erleichtert Interaktion und Kommunikation.
Es liegt an Ihnen, die Lösung zu wählen, die alle notwendigen Funktionen für die Steuerung Ihres HR-Projekts bietet.