Personalplanung in fünf Schritten

Das Humankapital ist für den Erfolg eines Unternehmens essenziell. Deshalb ist die Personalplanung ein unverzichtbares Instrument im HR-Projektmanagement, das es ermöglicht, den Talentbedarf zu antizipieren, vorhandene Kompetenzen zu entwickeln und die Ausrichtung der Personalressourcen auf die Unternehmensziele zu gewährleisten.

Von der Durchführung einer Bedarfsanalyse bis hin zur Einführung von Leistungsindikatoren: Erfahren Sie, wie jeder Schritt dazu beiträgt, die Gesamtleistung des Unternehmens zu stärken.

Was ist HR-Planung?

Definition von HR-Planung

Bei der Personalplanung geht es darum, die Personalabteilung in einen strategischen Ansatz für die Personalbeschaffung und das Kompetenzmanagement einzubinden, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu schaffen: Allen Stellen sollen qualifizierte Mitarbeitende gegenüberstehen.

Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, den künftigen Kompetenzbedarf zu antizipieren, um die Talente, die das Unternehmen benötigt, einzustellen, zu fördern und gleichzeitig sowohl Personalmangel als auch Personalüberschuss zu vermeiden. Die Personalplanung umfasst verschiedene HR-Prozesse wie Rekrutierung, Verwaltung und Entwicklung von Kompetenzen und die Bindung von Talenten.

Welchen Herausforderungen begegnen Unternehmen bei der Personalplanung?

Die Personalplanung verfolgt drei Ziele und stellt dabei eine strategische Herausforderung für Unternehmen dar.

1. Den strategischen Zielen des Unternehmens gerecht werden, indem kompetente und qualifizierte Ressourcen in den richtigen Positionen zur Verfügung gestellt werden, um die kollektive Leistung zu steigern.
   
2. Anpassung an die Entwicklungen und Veränderungen des Marktes durch die Förderung der Arbeitsmarkt- und Anpassungsfähigkeit der Mitarbeitenden, um so den künftigen Bedarf an Personalressourcen zu antizipieren.
   
3. Die gesetzlichen Bestimmungen zum Arbeitsrecht einhalten, indem die Verwaltung der zur Verfügung stehenden Ressourcen optimiert wird. Das umfasst beispielsweise das Arbeitszeitmanagement, vorgeschriebene Ruhezeiten und Ferien.

5 Schritte zu einer guten Personalplanung

Befolgen Sie diese fünf unerlässlichen Schritte bei der Planung Ihrer Personalressourcen.

Schritt 1: Prüfen Sie Ihre aktuellen Ressourcen

Der erste Schritt im HR-Planungsprozess besteht darin, den aktuellen Personalbestand zu bewerten, indem Sie eine umfassende Bestandsaufnahme der Fähigkeiten aller Mitarbeitenden machen. Bevor Sie neue Mitarbeitende einstellen, müssen Sie sich ein genaues Bild von den unternehmenseigenen Talenten und ihrem Entwicklungspotenzial machen.

Hierzu können verschiedene Methoden eingesetzt werden, beispielsweise die Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden, Jahresgespräche, eine Kompetenzkartierung oder die Überprüfung früherer Leistungsbeurteilungen.

Schritt 2: Beurteilen Sie Ihren künftigen Personalbedarf

Sobald Sie festgestellt haben, über welche Ressourcen Sie derzeit verfügen, ist es Zeit, Ihren zukünftigen Bedarf zu antizipieren. Das bedeutet, dass Sie den Bedarf Ihres Unternehmens an Qualifikationen und Kompetenzen bewerten müssen. Bewerten Sie die Ressourcen sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht.

• Müssen neue Mitarbeitende eingestellt werden?
• Müssen neue Kompetenzen entwickelt werden? 
• Welche qualifizierten Mitarbeitenden gibt es intern?
• Wie sieht die Verfügbarkeit auf dem Arbeitsmarkt aus?

Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, die benötigten Talente auf der Grundlage des erwarteten Unternehmenswachstums, der Entwicklungspläne oder einer potenziellen Umstrukturierung Ihres Unternehmens zu prognostizieren.

Schritt 3: Entwickeln Sie interne Talente

Zu einer guten Personalplanung gehört auch, sich auf die Entwicklung der vorhandenen Mitarbeitenden zu konzentrieren. Dazu zählt die Einführung einer Beschäftigungs- und Kompetenzplanung (Employment and Skills Planning, ESP) oder die Entwicklung von Schulungsprogrammen.

Die Entwicklung von Talenten ist ein Schlüsselfaktor des strategischen Personalmanagements. Um die Mitarbeitenden zur Weiterentwicklung zu motivieren, spielt auch die Unternehmenskultur eine Rolle, die ein Arbeitsumfeld bieten sollte, das Eigeninitiative und persönliches Wachstum fördert.

Schritt 4: Setzen Sie eine effektive und umfassende Politik zur Talentbindung um

Um den heutigen Herausforderungen bei der Personalbeschaffung zu begegnen, reicht es nicht aus, sich auf die Rekrutierung neuer Kompetenzen zu konzentrieren.

Das Unternehmen – und die Personalabteilung – muss sich an allen Lebensphasen der Mitarbeitenden beteiligen und insbesondere die Mitarbeitendenerfahrung verbessern, beispielsweise durch effektive Onboarding-, Schulungs- und Vergütungsmanagementprozesse.

Als Inspiration können Sie das Buch «Work Rules!» von Laszlo Bock über das Talentmanagement von Google lesen.

Schritt 5: Überwachen und analysieren Sie Ihre HR-Kennzahlen

Eine effektive Personalplanung muss genau gesteuert werden. Das erfordert die Einführung von HR-Monitoring-Indikatoren, beispielsweise in Bezug auf die Entwicklung der Lohnsumme, die Fluktuationsrate oder die Absenzenrate.

Wenn Sie diese Indikatoren regelmässig analysieren und bewerten, können Sie Ihre Strategie anpassen und fundierte Entscheidungen treffen, die den sich ändernden Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht werden.

Die Personalplanung ist eine wichtige Komponente für Unternehmen, die ihre Gesamtleistung optimieren wollen. Durch die Antizipation des Personalbedarfs, die Entwicklung vorhandener Talente und eine effektive Rekrutierungspolitik können Unternehmen ihre Entscheidungsfindung an ihren langfristigen strategischen Zielen ausrichten und so ihren zukünftigen Erfolg sichern.